Datenschutz-Einstellungen

Scoutivo verarbeitet Daten von Kindern — das ist der sensibelste Fall, den es gibt. Entsprechend ist der Datenschutz kein Anhängsel, sondern eingebaut.

Einwilligungs-Katalog

Hier legt ihr fest, welche Zwecke es gibt, mit welchem Text und auf welcher Rechtsgrundlage. Textänderungen erzeugen automatisch eine neue Version; alte Zustimmungen behalten ihre damalige Fassung.

Mehr dazu: Einwilligungen.

Auskunft & Export

• Auskunftsbericht nach Art. 15 DSGVO — druckbar
• JSON-Export nach Art. 20 DSGVO — maschinenlesbar
• Gesamtexport des Vereins — alle Daten der Gruppe in einer JSON-Datei, maschinenlesbar. Praktisch für ein Backup oder einen Betreiberwechsel. Die Datei enthält sensible Daten der ganzen Gruppe: sicher verwahren und nicht weitergeben.

Anleitung: Auskunft & Löschung.

Löschanträge

Stellt ein Mitglied oder ein Elternteil über Meine Daten & Datenschutz einen Löschantrag, landet er hier. Ihr bearbeitet ihn bewusst von Hand:

• Erledigt — ihr habt die Löschung durchgeführt und markiert den Antrag als abgeschlossen. Der Link führt euch direkt zur Löschseite der Person.
• Abgelehnt — die Löschung ist (noch) nicht möglich, z. B. wegen laufender Mitgliedschaft oder gesetzlicher Aufbewahrung. Haltet den Grund für euch fest.

Ein Antrag ist ein Wunsch, keine automatische Löschung — die Entscheidung und die Ausführung bleiben bei der Gruppenleitung.

Löschung

Die Löschung nach Art. 17 darf ausschließlich die Gruppenleitung durchführen. Sie ist nicht umkehrbar und verlangt eine Tipp-Bestätigung. Finanzdaten bleiben pseudonymisiert erhalten (§ 132 BAO).

Beendete Schnupper- und Gastkinder ohne Mitgliedschaft werden zudem nach 36 Monaten automatisch gelöscht (täglicher Lauf „DSGVO-Aufräumen”, mit Löschjournal) — Details unter Auskunft & Löschung und Schnuppern.

Grundsätze, die eingebaut sind

• Datensparsamkeit — es gibt bewusst keine Sozialversicherungsnummer.
• Gestufte Sicht — Gesundheitsdaten nur als Warnung, außer für die Gruppenleitung.
• Protokollierung sensibler Zugriffe.
• Mandantentrennung — Gruppen können einander nicht sehen, technisch erzwungen.
• Serverseitige Prüfung — Ausblenden in der Oberfläche ist nur Komfort, nicht der Schutz.

Was ihr als Verein zusätzlich braucht

Die App allein macht euch nicht DSGVO-konform. Dazu gehören auch:

• ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten,
• eine Datenschutzerklärung für Website und Anmeldung,
• ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Betreiber,
• und ein Vorstandsbeschluss, bevor echte Daten eingespielt werden.

Klärt das einmal ordentlich — danach ist es Routine.