Vom Schnuppern zum Mitglied
Der Weg eines Kindes in deine Pfadfindergruppe — von der ersten Schnupper-Anmeldung bis zur Vollmitgliedschaft im Verband. Ein durchgehender Faden mit klaren Rollen und automatischen E-Mails an den richtigen Stellen.
Wer dabei sein will, fängt als Schnupperer*in an — es gibt keinen „Interessent*in”-Zwischenschritt.
Der Weg in acht Schritten
Eher eine Terminsicherung: Das Kind meldet sich über das öffentliche Schnupper-Formular an und reserviert 1–2 Schnuppertermine. Kostenlos, keine Gesundheitsdaten. Eltern werden über ihre E-Mail-Adresse erkannt, damit Geschwister derselben Familie zusammengeführt werden.
Das Kind kommt zum Termin — bei Gefallen bis zu 2×. Schnuppertermine sind stufengebundene Schnupperheimstunden und stehen unter Programm › Schnuppern sowie im Kalender.
Automatische E-Mail an die Eltern: „War Ihr Kind zum Schnuppern da — hat es gefallen? Wenn ihr dabei bleiben wollt, schließt bitte die Registrierung ab.” Ein Button führt direkt zum Neuanmeldeformular, mit vorausgefüllten Daten. Ohne Reaktion fällt das Kind wieder aus dem System und die Daten werden automatisch DSGVO-konform gelöscht.
Vollständiges Formular (vorausgefüllt): Beitrag, Einwilligungen, Kontakte. Nach dem Absenden eine E-Mail: „Danke — die Daten werden geprüft; sobald in der Stufe ein Platz frei ist, kommt die Anmeldebestätigung, danach bitte zeitnah den Mitgliedsbeitrag einzahlen.” Damit steht das Kind auf der Aufnahme & Warteliste.
Die Stufen- oder Gruppenleitung gibt das Kind frei, sobald in der Stufe ein Platz ist. Danach geht eine E-Mail an die Eltern: Anmeldebestätigung + Überweisungsaufforderung.
Der Kassier ordnet den Bankeingang dem Kind zu und stellt es im Aufnahme-Board auf „→ Mitglied (Zahlung da)”. Erst damit ist die Voraussetzung für die Mitgliedschaft erfüllt.
Umstellung auf aktives Mitglied. Jetzt wird die ScoutID vergeben (z. B. 3-«Gruppe»-2026001). Die Eltern erhalten zugleich ihren Portalzugang + eine Willkommens-E-Mail (was einsehbar und bearbeitbar ist, mit Button zum Profil).
Bei der nächsten Verbands-Meldung wird das Kind als Verbandsmitglied gemeldet — aus „Mitglied Pfadfinder «Ortsgruppe»” wird „Vollmitglied”. Die Verbands-Achse wird nie manuell gepflegt.
🎫 Die ScoutID wird ausschließlich bei Schritt 7 vergeben (Übergang zu „Mitglied Pfadfinder «Ortsgruppe»”) — nie vorher. So wird keine Nummer verbraucht, die dann wieder gelöscht wird oder nie in der Verbands-Registrierung landet.
Neu + Verlängerung in einer Stufe
In einer Stufe stehen gleichzeitig neue Kinder (aus dem Schnuppern) und bestehende Kinder (Verlängerung). Beide sind Registrierungsfälle derselben Runde — nur der Typ unterscheidet sich:
- Neu (aus dem Schnuppern): Erstanmeldung. Braucht die Freigabe/Platz-Entscheidung der Leitung und die Erstzahlung (Schritte 1–7).
- Verlängerung (bestehendes Mitglied): Behält seinen Platz. Muss nur die Daten bestätigen und den Beitrag fürs neue Jahr zahlen — keine Freigabe/Platzprüfung nötig.
Beide laufen in einer Stufen-Liste mit gemeinsamen Spalten: Angemeldet → Freigegeben → Beitrag offen → Bezahlt → Mitglied. Die Freigabe-Spalte gilt nur für „Neu”; bei Verlängerungen ist sie automatisch erfüllt („behält Platz”). Eine Kapazitätszeile je Stufe macht die Platz-Entscheidung sichtbar: bestehend behalten · neu angefragt · Aufstieg rein/raus · frei.
Regeln, die überall gelten
Nur beim Übergang zu „Mitglied Pfadfinder «Ortsgruppe»” (Schritt 7). Das Format kommt aus den Vereinsdaten (Landesverband + Gruppenschlüssel). Idempotent und gegen Doppelnummern gesichert.
Geschwister = gemeinsame Erziehungsberechtigte. Der Beitrag ist gestaffelt und kennt einen einmaligen Engagement-Rabatt. Die Eltern-Erkennung per E-Mail sorgt dafür, dass die Familie korrekt zusammengeführt wird.
Erst ab aktivem „Mitglied Pfadfinder «Ortsgruppe»”. Bei der Freischaltung geht eine Willkommens-E-Mail raus: was man einsehen und bearbeiten kann, mit Button zum Profil.
Gesundheitsdaten werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung verarbeitet (serverseitig erzwungen). Beim Schnuppern gar keine. Die öffentlichen Formulare sind gegen Missbrauch geschützt (Honeypot + Drosselung).