Vom Schnuppern zum Mitglied
Der Weg eines Kindes in deine Pfadfindergruppe — von der ersten Schnupper-Anmeldung bis zur Vollmitgliedschaft im Verband. Ein durchgehender Faden mit klaren Rollen und automatischen E-Mails an den richtigen Stellen.
Wer dabei sein will, fängt als Schnupperer*in an — es gibt keinen „Interessent*in”-Zwischenschritt.
Der Weg in acht Schritten
Eher eine Terminsicherung: Das Kind meldet sich über das öffentliche Schnupper-Formular an und reserviert 1–2 Schnuppertermine. Kostenlos, keine Gesundheitsdaten. Eltern werden über ihre E-Mail-Adresse erkannt, damit Geschwister derselben Familie zusammengeführt werden.
Das Kind kommt zum Termin — bei Gefallen bis zu 2×. Schnuppertermine sind stufengebundene Schnupperheimstunden und stehen unter Programm › Schnuppern sowie im Kalender.
Automatische E-Mail an die Eltern: „War Ihr Kind zum Schnuppern da — hat es gefallen? Wenn ihr dabei bleiben wollt, schließt bitte die Registrierung ab.” Ein Button führt direkt zum Neuanmeldeformular, mit vorausgefüllten Daten. Ohne Reaktion fällt das Kind wieder aus dem System und die Daten werden automatisch DSGVO-konform gelöscht.
Vollständiges Formular (vorausgefüllt): Beitrag, Einwilligungen, Kontakte. Nach dem Absenden eine E-Mail: „Danke — die Daten werden geprüft; sobald in der Stufe ein Platz frei ist, kommt die Anmeldebestätigung, danach bitte zeitnah den Mitgliedsbeitrag einzahlen.” Damit steht das Kind auf der Aufnahme & Warteliste.
Die Stufen- oder Gruppenleitung gibt das Kind frei, sobald in der Stufe ein Platz ist. Dabei legt die App gleich den Beitrag an (Jahr der Anmeldung; erstes bzw. weiteres Kind der Familie; Engagement einmal je Familie). Danach geht eine E-Mail an die Eltern: Anmeldebestätigung + Überweisungsaufforderung mit Betrag.
Der Kassier verbucht die Zahlung wie jede andere — in den Mitgliedsbeiträgen (Voll-, Teilzahlung bis voll, Geschwister-Mitbezahlung) oder im Bankabgleich. Ein eigener „→ Mitglied”-Schritt entfällt; der Kassier kontrolliert nur eine Liste.
Mit der verbuchten Zahlung (oder einem vollständig erlassenen Beitrag) wird das Kind automatisch aktives Mitglied. Jetzt wird die ScoutID vergeben (z. B. 3-«Gruppe»-2026001), das Kind für die Verbands-Meldung vorgemerkt, und die Eltern erhalten ihren Portalzugang + eine Willkommens-E-Mail (mit Button zum Profil).
Bei der nächsten Verbands-Meldung wird das Kind als Verbandsmitglied gemeldet — aus „Mitglied Pfadfinder «Ortsgruppe»” wird „Vollmitglied”. Die Verbands-Achse wird nie manuell gepflegt.
🎫 Die ScoutID wird ausschließlich bei Schritt 7 vergeben (Übergang zu „Mitglied Pfadfinder «Ortsgruppe»”) — nie vorher. So wird keine Nummer verbraucht, die dann wieder gelöscht wird oder nie in der Verbands-Registrierung landet.
Neu + Verlängerung in einer Stufe
In einer Stufe stehen gleichzeitig neue Kinder (aus dem Schnuppern) und bestehende Kinder (Verlängerung). Beide sind Registrierungsfälle derselben Runde — nur der Typ unterscheidet sich:
- Neu (aus dem Schnuppern): Erstanmeldung. Braucht die Freigabe/Platz-Entscheidung der Leitung und die Erstzahlung (Schritte 1–7).
- Verlängerung (bestehendes Mitglied): Behält seinen Platz. Muss nur die Daten bestätigen und den Beitrag fürs neue Jahr zahlen — keine Freigabe/Platzprüfung nötig.
Beide laufen in einer Stufen-Liste mit gemeinsamen Spalten: Angemeldet → Freigegeben → Beitrag offen → Bezahlt → Mitglied. Die Freigabe-Spalte gilt nur für „Neu”; bei Verlängerungen ist sie automatisch erfüllt („behält Platz”). Eine Kapazitätszeile je Stufe macht die Platz-Entscheidung sichtbar: bestehend behalten · neu angefragt · Aufstieg rein/raus · frei.
Am Handy (unter 640 px) werden die Anmelde-Tabellen (Verlängerung und Schnuppern) als gestapelte Karten je Kind dargestellt: Name als Titel, darunter Eingeladen / Bestätigt / Bezahlt und die Aktionen. „Abgemeldet” erscheint nur, wenn es zutrifft. Am Schreibtisch bleibt die Tabelle unverändert.
„Platz bestätigen” bei Verlängerungen
Eine abgeschickte Verlängerung zeigt den Status „Platz bestätigen”, bis die Stufen- oder Gruppenleitung ihn bestätigt — je Kind über den Knopf in der Zeile oder je Stufe über „alle N bestätigen” (Rückfrage in der Seite). Die Bestätigung löst keine E-Mail aus; der Beitrag entsteht mit der Platzbestätigung automatisch (siehe Beiträge im Jahreslauf). Danach lautet der Status „Beitrag offen”.
Solange die Beitragssätze fürs Zieljahr nicht fixiert sind, zeigt die Anmeldeseite den Hinweis „Beitragssätze fixiert” als offenen Prüfpunkt — bestätigt die Plätze erst danach, sonst entsteht der Beitrag mit vorläufigen Sätzen und muss später neu berechnet werden.
Alle Anmeldungen, die vor der Umstellung eingegangen sind — und alle bereits freigegebenen/abgeschlossenen Fälle — gelten automatisch als bestätigt und werden nicht zurückgesetzt.
Sicht der Stufenleitung
Die Stufenleitung sieht Anmeldung & Verlängerung für die eigene Stufe — samt der Kinder, die im nächsten Jahr in die Stufe wechseln oder aus ihr weiterziehen. Angezeigt werden Rücklauf, die Ampeln und Abgemeldet; die Schnupperkinder der Stufe stehen ebenfalls dort.
Link weiterschicken und Abmelden gibt es nur bei Kindern, die jetzt in der eigenen Stufe sind. Das Setup, „an alle senden” und der Druck aller Briefe bleiben bei der Gruppenleitung.
Einzelne Familie erneut einladen
Hat eine Familie den Anmeldelink verloren oder vergessen, brauchst du nicht die Sammelaussendung: Geh ins Kinderprofil, Karte Mitgliedschaft, Bereich Anmeldelink für diese Familie. Dort stehen die Empfänger (an wen die Mail geht) und du hast:
- Link kopieren — zum Weitergeben per WhatsApp oder persönlich.
- An die Familie senden — eine E-Mail nur an die Bezugspersonen dieses Kindes, nach Rückfrage.
Sichtbar ist der Bereich nur für Personen, die das Kind einladen dürfen (Stufenleitung, Gruppenleitung). Ist der Mailversand pausiert, steht statt des Senden-Knopfs ein Hinweis — dann den Link kopieren und selbst schicken. Die Sammelaussendung an alle bleibt auf Anmeldung & Verlängerung.
Vor dem Jahreswechsel zeigt die Mitgliedschafts-Karte bereits das kommende Pfadfinderjahr (sobald dafür eine Runde läuft) — passend dazu bestätigt der Anmeldelink für dieses Jahr, und der Beitrag wird fürs kommende Jahr vorgeschrieben.
Welches Jahr ist das Anmeldeziel
Anmeldung & Verlängerung, das Anmeldeblatt bzw. der Link je Kind, der Schnupper-Anmeldestand und der Registrierungsstand auf der Stufenseite zeigen immer ein Pfadfinderjahr — das Anmeldeziel. Welches das ist, ergibt sich nach einer festen Regel:
- Hat das laufende Jahr eine aktive Registrierungsrunde, ist das Anmeldeziel das laufende Jahr.
- Sonst, wenn das Folgejahr eine aktive Runde hat, ist es das Folgejahr (Vorausschau).
- Läuft keine Runde, gilt in den drei Monaten vor dem nächsten Jahresbeginn (Juni–August) das Folgejahr, sonst das laufende Jahr.
So steht beim Verlängern fürs kommende Jahr dieses Jahr in Anmeldung & Verlängerung — und bleibt dort auch nach dem Jahreswechsel sichtbar: Die laufende Registrierung verschwindet nicht. In der Verlängerungsliste des laufenden Jahres steht jedes Kind in seiner eigenen Gruppe (der aktuellen Stufe), nicht in einer vorab berechneten Zielstufe.
Mitgliedsbeiträge je Familie
Unten auf Anmeldung & Verlängerung steht je Familie der Beitrag: das älteste Kind voll, jedes weitere ermäßigt (z. B. 90 / 60), der Abzug für Mithilfe/Engagement einmal je Familie. Abgemeldete Kinder zählen nicht. Eine Ampel zeigt, ob die Familie vollständig ist.
Grün heißt: alle Kinder der Familie sind angemeldet — deren Beitragsblätter kannst du austeilen („Vollständige drucken” ergibt ein PDF; die übrigen Familien folgen später). Das Beitragsblatt enthält die Zahlungsdaten und einen QR mit Betrag und Verwendungszweck; über den genauen Verwendungszweck wird die Zahlung später automatisch zugeordnet. „Zahlungsinfo kopieren” ist zum Weitergeben per WhatsApp gedacht.
📨 Ausblick: Der Versand der Beitragsaufforderung per E-Mail an vollständige Familien ist geplant.
Regeln, die überall gelten
Nur beim Übergang zu „Mitglied Pfadfinder «Ortsgruppe»” (Schritt 7). Das Format kommt aus den Vereinsdaten (Landesverband + Gruppenschlüssel). Idempotent und gegen Doppelnummern gesichert.
Geschwister = gemeinsame Erziehungsberechtigte. Der Beitrag ist gestaffelt und kennt einen einmaligen Engagement-Rabatt. Die Eltern-Erkennung per E-Mail sorgt dafür, dass die Familie korrekt zusammengeführt wird.
Erst ab aktivem „Mitglied Pfadfinder «Ortsgruppe»”. Bei der Freischaltung geht eine Willkommens-E-Mail raus: was man einsehen und bearbeiten kann, mit Button zum Profil.
Gesundheitsdaten werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung verarbeitet (serverseitig erzwungen). Beim Schnuppern gar keine. Die öffentlichen Formulare sind gegen Missbrauch geschützt (Honeypot + Drosselung).