Eltern-Rundmail
Elternbrief drucken, austeilen, in Schultaschen vergessen lassen? Die Rundmail erreicht Eltern direkt aus Scoutivo — per E-Mail, auf Wunsch zusätzlich per WhatsApp.
So verschickst du eine Rundmail
- Über Personen oben auf Eltern-Rundmail.
- Empfänger wählen — alle Eltern oder nur eine Stufe.
- Betreff und Nachricht schreiben — oder schreiben lassen (siehe unten).
- Optional Dokumente anhängen — z. B. die Lagerausschreibung als PDF (Bilder und Office-Dateien gehen auch, bis 10 MB gesamt).
- Absenden. Der Vereinsname wird automatisch als Signatur angehängt; der Versand läuft über den Mailversand des Vereins.
Mit KI formulieren
Der Knopf „Mit KI formulieren” macht aus ein paar Stichworten einen fertigen Elternbrief:
- Du tippst nur das Gerüst: „Heimstunde entfällt Freitag, dafür Samstag Aktion, feste Schuhe” — die KI formuliert den Brief aus.
- Sie schreibt dabei im Ton eurer Gruppe: Als Referenz dienen eure echten früheren Aussendungen (Stil-Vorlagen, von der Verwaltung eingespielt). Der Brief klingt nach euch, nicht nach Roboter.
- Ist eine Stufe als Empfänger gewählt, nimmt die KI darauf Bezug.
Die Regel dazu: KI formuliert, du verantwortest. Vor dem Absenden immer lesen — Termine, Beträge und Namen prüft die KI nicht für dich.
Zusätzlich per WhatsApp teilen
Unter dem Formular findest du „Per WhatsApp teilen”: Ein Klick öffnet WhatsApp, du wählst selbst die Gruppe oder den Kontakt — der Text ist schon drin (alternativ: Text kopieren).
- Gut für die schnelle Erinnerung in der bestehenden Eltern-WhatsApp-Gruppe.
- Anhänge gehen nur per E-Mail mit — WhatsApp bekommt den Text.
- Die Historie zeigt je Aussendung den Kanal (E-Mail/WhatsApp).
Die Historie
Unter Verschickte Rundmails siehst du, was wann an wie viele Empfänger ging und über welchen Kanal — nie wieder die Diskussion, ob „die Mail eh rausgegangen ist”.
Voraussetzungen & Grenzen
- Der Mailversand (SMTP) muss eingerichtet sein.
- Erreicht werden nur Eltern mit hinterlegter E-Mail-Adresse — die Datenprüfung zeigt Lücken.
- Sensibles über einzelne Kinder gehört weder in Rundmail noch WhatsApp-Gruppe — das ist ein Anruf.
Was gehört in eine Rundmail?
Gut: Termine mit Vorlauf, Anmeldefristen mit angehängter Ausschreibung, der Link zur Datenbestätigung, Elternabend-Einladung. Der Praxis-Guide dazu: Vor dem Elternabend.