Auskunft & Löschung (DSGVO)

Betroffene haben ein Recht darauf zu erfahren, welche Daten ihr über sie führt — und in bestimmten Fällen darauf, dass diese gelöscht werden. Scoutivo hat dafür fertige Abläufe.

Auskunft (Art. 15)

1. Person auswählen.
2. Auskunftsbericht erzeugen — eine druckbare Übersicht aller gespeicherten Daten.
3. Bericht ausdrucken oder als PDF an die Person übergeben.

Ihr müsst innerhalb eines Monats antworten.

Der Bericht ist vollständig und deckt alle Bereiche ab, in denen Daten anfallen — neben Stammdaten, Kind & Eltern, Gesundheit, Einwilligungen, Anwesenheit und Beiträgen auch Ausbildung, Schutz-Nachweise, Abwesenheiten, Funktionen, Laufbahn, Ausstattung, Lagerbeiträge, Verleih, Versandprotokoll, die Aufnahme-Anfrage und gestellte Anträge. Zu jeder Kategorie stehen vier Angaben: Zweck, Herkunft, Empfänger und Speicherdauer.

Als Verantwortlichen nennt der Bericht euren Verein aus den Vereins-Stammdaten — nicht mehr einen festen Namen. Scoutivo ist dort als Auftragsverarbeiter ausgewiesen, dazu der Hinweis auf das Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde.

Datenexport (Art. 20)

Auf derselben Seite gibt es den JSON-Export: dieselben Daten in maschinenlesbarer Form, damit die Person sie mitnehmen kann.

Löschung (Art. 17)

Die Löschung ist bewusst schwer gemacht — du musst zur Bestätigung den Namen abtippen. Sie ist nicht umkehrbar.

Was passiert dabei

• Personenbezogene Daten werden entfernt — Name und Zweitname, Adresse, Kontakt, Gesundheit, Fotos sowie PPÖ-Adresse, Nationalität und Land.
• Zugehörige Einträge werden entfernt: Mitgliedschaft, Funktionen, Laufbahn, Ausstattung und hinterlegte Größen, die Aufnahme-Anfrage und Benachrichtigungen.
• Die Kontonummer verschwindet aus der Kontoauszugszeile, aus Auslagen und aus den gelernten Zahlern. Beim Verleih bleibt der Bestand erhalten, Name und Kontakt gehen weg. Im Versandprotokoll wird der Name im Betreff ersetzt.
• Der Vorgang wird protokolliert — allerdings ohne die gelöschten Inhalte (siehe Löschjournal).

Was bleibt

Die Lösch-Vorschau nennt vor dem Löschen ausdrücklich, was bestehen bleibt und warum:

• Beiträge und Lagerbeiträge sowie Buchungstexte und Verwendungszwecke — wegen der siebenjährigen Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO. Beträge und Datum bleiben stehen, der Name wird — soweit möglich — durch eine neutrale Kennung ersetzt (pseudonymisiert).
• Unfallberichte und Datenschutz-Anträge — als Nachweis des Vorgangs.

Steht der Name als Teil des freien Buchungstextes bzw. Verwendungszwecks einer aufbewahrten Buchung (anders als das strukturierte Namensfeld, das — soweit möglich — pseudonymisiert wird), dann bleibt er dort stehen — er ist Teil der Buchhaltungsunterlage und unterliegt derselben siebenjährigen Aufbewahrung nach § 132 BAO. Die Lösch-Vorschau weist vorher ausdrücklich darauf hin und nennt diesen Grund.

Wann ihr nicht löschen dürft

Wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder ein laufender Vorgang die Daten braucht (z. B. eine offene Beitragsforderung), wird die Löschung aufgeschoben, nicht verweigert. Erklärt das der Familie offen — das ist gedeckt und üblich.

Löschjournal

Jede Löschung einer Person nach Art. 17 wird zusätzlich in einem Löschjournal außerhalb der Datenbank vermerkt — mit Zeitpunkt, Verein und einer technischen Kennung, aber ohne Namen und ohne Inhalte.

Wozu: Muss nach einem Schaden eine ältere Datensicherung zurückgespielt werden, wären zwischenzeitliche Löschungen damit wieder rückgängig. Anhand des Journals werden sie erkannt und erneut ausgeführt — gelöschte Daten bleiben also gelöscht.

Für die Gruppenleitung ändert sich an der Bedienung nichts. Nur eine neue Meldung kann erscheinen:

„Die Löschung wurde nicht ausgeführt: Das Löschjournal ist gerade nicht beschreibbar. Bitte den Betreiber verständigen — es wurde nichts verändert.”

Dann wurde tatsächlich nichts gelöscht; versucht es später erneut.

Nicht im Journal stehen die automatischen Löschungen nach Fristablauf (pseudonyme Hüllen nach sieben Jahren, Unfallberichte, Versandprotokoll nach zwölf Monaten) — die wiederholen sich nach einer Wiederherstellung von selbst.

Beendete Schnupper- und Gastkinder (nach 36 Monaten)

Schnupper- und Gastkinder, die nie Mitglied wurden, werden 36 Monate nach dem Beenden automatisch und vollständig gelöscht — über denselben Weg wie die Löschung nach Art. 17 und mit Eintrag im Löschjournal. Bezugspersonen ohne weiteren Bezug zum Verein gehen mit. Gehalten wird nur, wo ein Konto, Beiträge, eine Leitung/Funktion oder ein offener Unfallbericht die Person noch braucht. Der tägliche Lauf „DSGVO-Aufräumen” erledigt das; Details im Schnuppern-Bereich.

Bevor ihr löscht

Fragt nach, was die Familie eigentlich möchte. Sehr oft reicht ein Austritt — die Person taucht dann nirgends mehr auf, und die Vereinsgeschichte bleibt trotzdem vollständig.

Fotos: verkleinert und ohne Metadaten

Alle Fotos (Profilbild, Funktionsfoto, Material-, Ideen-, Lager- und Ausstattungsfoto) werden beim Hochladen automatisch verarbeitet:

• verkleinert (Profilbilder max. 800 px, Artikelfotos 1200 px, Lagerbilder 1600 px) und als WebP gespeichert,
• nach der Kameraausrichtung gedreht,
• von Metadaten befreit — insbesondere der GPS-Position.

Das Entfernen der Ortsangabe (GPS) geschieht immer — auch dann, wenn die bereinigte Fassung größer wäre als das Original. (Früher konnte in diesem Sonderfall das Original samt Ort erhalten bleiben; das ist behoben.)

Hochladen ist bis 12 MB möglich. Profilbilder sind nur nach Anmeldung mit Leserecht abrufbar und für Suchmaschinen ausdrücklich gesperrt (robots.txt und Header X-Robots-Tag: noindex, noimageindex) — Kinderfotos landen so nicht im Suchindex.