Lager & Veranstaltungen

Das Modul heißt vollständig Lager- und Veranstaltungsverwaltung — vom Nachmittagsausflug bis zum Sommerlager.

Anlegen

1. Auf Neue Veranstaltung.
2. Ausfüllen: Titel, Art (Lager, Fahrt/Ausflug, Aktion), Zeitraum, Ort, Stufen, Kosten.
3. Speichern.

Ausschreibung

Die Ausschreibung ist der Text für die Eltern: Was, wann, wo, was kostet es, was ist mitzubringen. Sie lässt sich ausdrucken und weitergeben.

Anmeldungen

Auf der Veranstaltungsseite seht ihr, wer angemeldet ist, wer noch fehlt und wer bezahlt hat. Auf der Personenseite eines Kindes erscheinen umgekehrt alle Lager und Veranstaltungen, an denen es teilgenommen hat.

Programm und Speiseplan

• Programm — der Ablauf des Lagers, tageweise.
• Speiseplan — was es wann gibt; Grundlage für Einkauf und für die Küche. Denkt an Allergien aus den Gesundheitsdaten.

Portionen, Mengenrechner und Verpflegungsbudget

Die Küche rechnet mit Portionen = Kinder + Lagerteam. In der Einkaufsliste hilft der Mengenrechner: „pro Person“ eingeben (z. B. 150 g), mal Portionen, und die Menge (g/kg, ml/l, Stück) landet im Mengenfeld. Wer die Lagerfinanzen sehen darf, sieht daneben das Verpflegungsbudget: ausgegeben von geplant, in Prozent, rot bei Überschreitung – gespeist aus den Belegen der Kategorie Verpflegung in der Lagerkassa.

Das Lagerbudget ändern, Rückzahlungen vermerken und Belege entfernen können Kassier*in, Gruppenleitung sowie Lagerleitung und Lagerkassier*in des jeweiligen Lagers. Alle Mitglieder des Lagerteams können eigene Auslagen einreichen. Wer die Lagerfinanzen nur sehen darf, kann nichts ändern.

Tagesdienste und Personalampel

Die Tagesdienste (Tagwache, Chauffeur, Sanitär, Müll …) planst du im Dienstplan des Lagers, die Personalampel zeigt je Programmpunkt, ob genug Leiter*innen eingeteilt sind. Beides ist gekoppelt:

• Im Tagesprogramm steht über jedem Tag „⚑ Dienste heute“ mit den eingeteilten Personen.
• Wer an dem Tag einen Dienst hat, trägt am Programmpunkt und in der Einteil-Auswahl die Marke „⚑ Dienst“ – so verplanst du niemanden doppelt, der ohnehin unterwegs ist.
• Das gedruckte Tagesblatt zeigt je Punkt das Team (Ist/Soll, „unterbesetzt“) und die Tagesdienste.

Wochenmatrix: wer ist wann frei?

Das Team-Symbol im Tagesprogramm öffnet die Wochenmatrix: Lagerteam als Zeilen, Lagertage als Spalten, in jeder Zelle die Programm-Einsätze mit Uhrzeit und die ⚑ Dienste, „frei“ wenn nichts eingeteilt ist, „nicht vor Ort“ laut Tagesverfügbarkeit. Über jeder Spalte steht, wie viele frei sind und ob Punkte unterbesetzt sind. Querformat zum Drucken; am Handy die Tag-Pillen verwenden, sie zeigen einen Tag als Liste je Person.

Abfahrtsliste (A4)

Für die Abfahrt am Bus gibt es je Lager eine druckbare Liste zum Abhaken:

Je Kind stehen Stufe, Jahrgang, der Notfallkontakt mit Telefonnummer (falls keiner hinterlegt ist: die Bezugsperson mit Telefon) und ein Kästchen zum Abhaken. Darunter das Lagerteam mit Telefon. Im Druckdialog „als PDF sichern“ oder direkt drucken (A4 hochkant). Fehlt bei einem Kind ein erreichbarer Kontakt, warnt die Seite vor dem Drucken – bitte vorher in den Personendaten nachtragen. Die Liste enthält personenbezogene Daten: nach dem Lager vernichten.

Vorlagen

Ein bewährtes Lager wird zur Vorlage: Auf der Veranstaltungsseite unten einen Namen eingeben (z. B. „Sommerlager“) und Als Vorlage speichern klicken. Die Vorlage merkt sich Art, Stufen mit Kapazität, Lagerdetails, Packliste, Budgetstruktur, Tagesraster und Dienst-Arten – aber keine Personen, Teilnehmer, Belege oder Termine.

Dort wählst du die Vorlage, gibst Titel und Zeitraum an und bekommst ein fertig vorbereitetes Lager. Vorlagen lassen sich dort auch löschen. Duplizieren bleibt der Weg für „dasselbe Lager nächstes Jahr“ inklusive Lagerteam-Anfrage und Vorjahres-Feedback als Checkliste.

Lagergenehmigung

Für Inlands- und Auslandslager braucht es die Genehmigung. Scoutivo bereitet das Formular mit den Daten der Veranstaltung vor, damit ihr es nicht abtippen müsst.

Plant das früh ein — Genehmigungen haben Fristen.

Lagerfunktionen

Wer im Lagerteam mitarbeitet — Küche, Logistik, Programm — wird hier erfasst. Das ist etwas anderes als das Stufenleitungsteam: Lagerfunktionen gelten für dieses eine Lager, Stufenleitung gilt dauerhaft. Wer nur beim Lager hilft, ist Assistent*in, nicht Leiter*in.