Mitgliedsbeiträge
Zwischen Jahren wechseln
Oben stehen die Jahr-Pillen. Das aktive Pfadfinderjahr ist bearbeitbar, abgeschlossene Jahre werden nur angezeigt — so kann niemand versehentlich in einer alten Abrechnung herumschreiben.
Vorschau je Haushalt
Finanzen › Beiträge › Vorschau je HaushaltDie Vorschau rechnet pro Familie, nicht pro Kind — nur so stimmen Geschwisterstaffel und Rabatte.
Für das kommende Jahr wird hochgerechnet: Kinder mit Austrittsdatum fallen automatisch heraus, Überstellungen werden berücksichtigt.
Führt die Überstellung vor der Vorschreibung durch — sonst rechnet die Vorschau noch mit der alten Stufe und damit dem falschen Beitragssatz.
Wer als engagiert gilt (Engagement-Ermäßigung)
Die Engagement-Ermäßigung aus den Beitragssätzen gilt automatisch für Familien, in denen jemand:
- das Häkchen „bringt sich aktiv ein” gesetzt hat,
- eine laufende Funktion im Verein hat, oder — neu —
- als Stufenleiter*in oder Leiter*in im Leitungsteam einer Stufe eingetragen ist.
Trifft das zu, wird die Ermäßigung automatisch angewandt; das Profil zeigt den Grund als „automatisch als …”. Bereits vorgeschriebene offene Beiträge übernehmen die Ermäßigung mit „Beiträge neu berechnen”.
Je helfendem Erwachsenen (Standard). Der Abzug für Mithilfe gilt je helfendem Erwachsenen (Leitungsteam, Elternrat, regelmäßige Hilfe in der Heimstunde): Helfen beide Eltern mit, wird er zweimal abgezogen — nie mehr als der Familienbeitrag. Unter Einstellungen › Finanzen lässt sich stattdessen „einmal je Familie” wählen (Einstellung „Abzug gilt”). Ein Wechsel rechnet offene Vorschreibungen sofort neu; bezahlte bleiben unverändert.
So steht es im Beitrags-Brief. Der Abzug für Mithilfe erscheint je helfendem Elternteil in einer eigenen grünen Zeile, mit Name und Rolle: Leitungsteam einer Stufe (z. B. „Leiter*in Guides & Späher”), Funktion im Verein (z. B. „Elternrat-Mitglied”) oder „Mithilfe in der Gruppe”, wenn nur das Häkchen „bringt sich aktiv ein” gesetzt ist. Gilt der Abzug laut Einstellung nur einmal je Familie, steht eine Zeile mit allen Namen.
Zahlung verbuchen
- Person oder Haushalt öffnen.
- Zahlung erfassen: Betrag, Datum, Zahlungsweg (Überweisung oder bar).
- Speichern.
Das Datum ist immer das echte Wertstellungsdatum, nicht der Tag, an dem du es einträgst. Alles andere macht die Abstimmung mit dem Kontoauszug unmöglich.
Das Buchen (bezahlt, Teilzahlung, Sonderrabatt, Familienpass) speichert ohne Neuladen — die Liste springt nicht mehr nach oben, du bleibst an derselben Stelle. „Auf offen setzen” nimmt eine Zahlung nach Rückfrage wieder zurück.
Mitgliedsbeiträge und das Kassabuch
Mitgliedsbeiträge werden ausschließlich hier unter Beiträge als „bezahlt” erfasst (Zahlweg bar oder Überweisung) — nicht frei im Kassabuch (die Kassier-Maske weist darauf hin). Die Kassabuch-Buchung entsteht automatisch auf dem passenden Konto: bar → Barkasse, sonst das Beitragskonto. Ein Storno der Beitragseinnahme im Kassabuch setzt den Beitrag wieder auf offen. Der Bankabgleich ordnet Zahlungen der Vorschreibung zu. So zeigen Beiträge, Offene Posten, Elternportal und Kassabuch immer denselben Stand.
Das Belegjahr der Buchung (auch beim Storno) folgt dem Wirtschaftsjahr.
Beiträge entstehen automatisch
Ein Beitrag entsteht automatisch, sobald die Leitung einen Platz bestätigt — bei Verlängerungen über Anmeldung › „Platz bestätigen”, bei Neuaufnahmen über Aufnahme › „Platz freigeben”. Er wird nach den fixierten Beitragssätzen berechnet; Geschwisterstaffel und Engagement werden je Haushalt automatisch nachgerechnet. Ändern sich die Sätze, ziehen die offenen Beiträge automatisch nach (bezahlte bleiben).
Kinder im Status Schnuppern oder auf der Warteliste bekommen keinen Mitgliedsbeitragszettel — in der Übersicht stehen sie als „schnuppert”. Der Zettel erscheint automatisch, sobald das Kind fix aufgenommen ist (siehe Aufnahme & Warteliste).
„Vorschreibungen erzeugen” wirkt für das oben gewählte Jahr. Darüber steht ehrlich, wie viele Vorschreibungen erzeugt und wie viele übersprungen würden; gibt es nichts zu erzeugen, ist der Knopf ausgegraut. Für ein Jahr in Planung entstehen Beiträge über „Platz bestätigen” (siehe oben), nicht über diesen Knopf. Zum Nachziehen geänderter Sätze bleibt „Sonderfall: neu berechnen”: Es rechnet das angezeigte Jahr nach — passt offene Beiträge an (fragt vorher nach) und legt keine neuen an.
Sonderrabatt mit Grund
Ein Sonderrabatt braucht einen Grund aus einem festen Katalog: Geschwisterermäßigung, Sozialfonds, Härtefall oder anderer Grund. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Beitrag niedriger ist. Unter Beiträge steht die Summe je Grund — ihr seht auf einen Blick, wie viel über welche Kategorie nachgelassen wurde.
Offene Beiträge nachverfolgen
Die Übersicht zeigt, wer offen, teilweise oder vollständig bezahlt hat.
Bei Zahlungsschwierigkeiten: sprecht mit der Familie. Für Ermäßigungen gibt es transparente Rabatte in den Beitragssätzen — eine stillschweigend niedrigere Vorschreibung wäre in der Buchhaltung nicht nachvollziehbar.
Überfällige Beiträge
Für das Nachfassen gibt es die Mahnungen: Zahlungsziel setzen, Überfällig-Liste sehen, freundlich erinnern.
Aufbewahrung
Beitragsdaten sind Finanzunterlagen und müssen sieben Jahre aufbewahrt werden (§ 132 BAO). Deshalb bleiben sie auch bei einer DSGVO-Löschung erhalten — dann allerdings pseudonymisiert.