E-Mail & Versand
Ohne Mailversand funktionieren zwei wichtige Dinge nicht: der Anmelde-Link für Eltern und der Passwort-Zurücksetzen-Link.
Einrichten
- Absendername und Absenderadresse eintragen
(z. B. „Pfadfinder Waidhofen” /
office@…). - SMTP-Server, Port und Verschlüsselung eintragen — die Werte bekommt ihr von eurem Mail-Anbieter.
- Benutzername und Passwort des Postfachs hinterlegen. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie im Klartext angezeigt.
- Mailversand aktivieren ankreuzen.
- Speichern.
- Mit Test-E-Mail senden an eine echte Adresse prüfen, ob sie ankommt.
Häufigster Fehler
Benutzername und Absenderadresse sollten dasselbe Postfach sein. Viele Anbieter lehnen Mails ab, deren Absender nicht zum angemeldeten Konto passt — die Mail verschwindet dann kommentarlos.
Wenn nichts ankommt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Test-Mail schlägt fehl | Falscher Port oder falsche Verschlüsselung | Werte des Anbieters prüfen |
| Mail landet im Spam | Absenderadresse passt nicht zur Domain | Postfach der eigenen Domain verwenden |
| Nur einzelne bekommen nichts | Tippfehler in der Adresse | Datenprüfung |
| Gar nichts geht raus | Haken „aktivieren” fehlt | Aktivieren und erneut testen |
Mailpause
Ist der Mailversand pausiert, werden automatische Mails, die während der Pause fällig werden — Eltern-Einladungen, Schnupper-Erinnerungen — verworfen und auch nach der Freigabe nicht nachgeschickt. Das ist bewusst so: Nach einer längeren Pause soll keine Welle veralteter Mails rausgehen.
Offene Eltern-Einladungen lassen sich stattdessen bewusst verschicken — unter Einstellungen › Elternportal mit dem Knopf „Offene Einladungen jetzt gleich senden”.
Einladung ins Elternportal (Vorlage)
Die Einladungsmail ins Elternportal hat einen neuen Standardtext: eine kurze Funktionsliste, was das Portal bietet, und die beruhigende Zeile „Musst du das nutzen? Nein.”. Sie wird im Vereinsdesign mit Vereinslogo verschickt (wie alle Vereinsmails), mit einem Knopf „Zum Elternportal”.
- Platzhalter:
{{link}}(persönlicher Zugang) und{{verein}}(Vereinsname). - Zeilen, die mit „• ” beginnen, werden automatisch zu einer Liste.
- Als Vorschau abrufbar unter Einstellungen › E-Mail › Vorlagen („Einladung ins Elternportal”).
Vor dem Echtbetrieb
Testet den Versand, bevor ihr Eltern einladet. Ein Elternabend, an dem die Hälfte keinen Anmelde-Link bekommen hat, kostet mehr Vertrauen, als er einbringt.