Vereinsdokumente

Der Ort für alles, was immer wieder gebraucht wird — und sonst in fünf verschiedenen Postfächern liegt.

Was hier hingehört

• Statuten und Vereinsregisterauszug
• Formulare: Anmeldung, Einverständniserklärungen, Lagergenehmigung
• Vorlagen: Elternbrief, Ausschreibung, Packlisten
• Versicherungsunterlagen
• Protokolle von Gruppenrat und Jahreshauptversammlung

Dokument hochladen

1. Auf Dokument hochladen.
2. Datei auswählen, Titel und kurze Beschreibung vergeben.
3. Speichern.

Jeder Upload ist ersetzbar: Lädst du eine neue Fassung hoch, ist sofort die neue sichtbar.

Vorschau ohne Download

Das Auge vor jedem Dokument klappt eine Vorschau direkt in der Liste auf — PDFs und Bilder werden im Browser angezeigt, ohne dass du sie herunterladen musst. Dazu siehst du Dateiname, Größe, Upload-Datum und die Notiz. Für Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) gibt es keine Browser-Vorschau; hier zeigt die Vorschau die Datei-Infos und den Download-Knopf.

Ein Klick auf den Titel öffnet das Dokument wie bisher in einem neuen Tab.

Sichtbarkeit je Dokument

Beim Hochladen legst du fest, wer das Dokument sehen darf:

Neue Dokumente stehen standardmäßig auf Alle Leiter*innen. Enger stellst du nur, was es wirklich braucht — etwa vertrauliche Vorstandsprotokolle. Alles Übrige bleibt offen, damit das Team es findet, ohne nachzufragen.

Dokument bearbeiten

Der Stift neben dem Dokument öffnet das Bearbeiten direkt in der Liste: Titel, Kategorie, Sichtbarkeit und Notiz ändern — und bei Bedarf die Datei ersetzen, ohne das Dokument neu anzulegen. Der Link bleibt derselbe, die neue Fassung ist sofort sichtbar.

Kategorien verwalten

Die Ablage-Fächer sind je Gruppe frei verwaltbar (Gruppenleitung und Vorstand): umbenennen, neue anlegen, Reihenfolge per Pfeil ändern, nicht mehr benötigte deaktivieren. Zum Start gibt es Satzung & Statuten, Protokolle, Formulare, Versicherung, Förderungen, Druck- & Dokumentenvorlagen, Finanzen, Lager und Sonstiges.

• Deaktivierte Kategorien werden beim Hochladen nicht mehr angeboten; vorhandene Dokumente bleiben darin sichtbar.
• Löschen geht nur, solange keine Dokumente darin liegen.
• Sonstiges ist die Auffang-Kategorie und bleibt immer aktiv.
• Automatisch erzeugte Prüfprotokolle und Jahresabschlüsse landen in Finanzen.
• Dateien, die an einer Heimstunde hängen, erscheinen automatisch in der Kategorie Heimstunden-Dokumente. Sie sind nur für das Stufen-Leitungsteam und die Gruppenleitung sichtbar, nie fürs Elternportal.

Ordnung halten

• Sprechende Titel: „Elternbrief Sommerlager 2026” statt „Brief_final_v3”.
• Veraltete Fassungen entfernen, sonst wird die falsche verschickt.
• Nach jeder Jahreshauptversammlung das Protokoll ablegen, solange es frisch ist.

Was hier nicht hingehört

Keine personenbezogenen Sammellisten (Adresslisten, Gesundheitsübersichten) als Datei. Diese Daten liegen bei den Personen selbst, mit den passenden Rechten. Eine Excel-Liste im Dokumentenbereich umgeht diesen Schutz.

Ablaufdatum und Erinnerung

Dokumente mit Frist – Versicherung, Lagergenehmigung, Pachtvertrag – bekommen beim Hochladen oder Bearbeiten ein „Gültig bis“. Die Liste zeigt dann „gültig bis …“, ab 30 Tagen vor dem Termin „läuft ab in n Tagen“ und danach „abgelaufen“. Über „Zuständig“ legst du fest, wer sich kümmert – typisch der Kassier für die Versicherung. Diese Person bekommt 30 Tage vorher eine Nachricht in ihre Nachrichtenbox mit Kategorie, Titel und Datum; die Gruppenleitung bekommt sie ebenfalls. Ohne Zuständige geht die Nachricht nur an die Gruppenleitung. Die Erinnerung kommt einmal je Ablaufdatum; ein neues Datum nach der Verlängerung setzt sie zurück.