Bankabgleich
Einmal im Monat bringt der Kassier das Vereinskonto und die in Scoutivo erfassten Buchungen zur Deckung: Kontoauszug hochladen, Zahlungen zuordnen, offene Punkte klären. Ohne Bankzugang — Scoutivo liest nur den exportierten Auszug, es verbindet sich nie mit der Bank.
Der Ablauf in sechs Schritten
Im Online-Banking den CSV-Auszug des Vereinskontos für den Zeitraum seit dem letzten Abgleich herunterladen. Kein Zugangsdaten-Austausch mit Scoutivo — nur die Datei.
Unter Finanzen › Bankabgleich das Konto wählen und „Auszug hochladen”. Beim ersten Mal erkennt Scoutivo das Spaltenprofil der Bank — kurz prüfen: welche Spalte ist Datum, Betrag (oder getrennte Soll-/Haben-Spalten), Verwendungszweck, Name und IBAN der Gegenseite, Saldo. Ändert die Bank ihr Format, nur hier anpassen und „neu einlesen” — nie im Code. Doppelt hochgeladene Auszüge werden erkannt.
Zeilen mit der Zahlungsreferenz (z. B. MB26-0142 NACHNAME VORNAME) ordnet Scoutivo automatisch zu: die Vorschreibung des Haushalts gilt als bezahlt (ältestes Kind zuerst, Teilzahlungen möglich) und es entsteht eine Einnahme „Mitgliedsbeiträge” auf dem Auszugs-Konto.
Jede noch offene Auszugszeile bekommt eine Entscheidung — Scoutivo zeigt je Zeile eine Konfidenz (bekannte Zahler-IBAN / Betrag + Name):
- Vorschlag bestätigen (die App hat eine Familie erkannt), oder
- Familie wählen → „Beitrag” (die IBAN wird für das nächste Mal gemerkt), oder
- „als Buchung” mit Kategorie/Bereich — für Ausgaben und sonstige Eingänge, oder
- „verknüpfen” mit einer bereits erfassten Buchung, oder
- „ignorieren” mit Grund (z. B. Umbuchung, Durchläufer).
Die Gegenliste: in Scoutivo erfasst, aber (noch) nicht am Auszug. Meist harmlos — noch nicht am Konto, bar bezahlt oder falsch erfasst. Kurz durchsehen, damit nichts hängen bleibt.
Zum Schluss den Schlusssaldo laut Auszug eintragen. Stimmt er mit dem Kontostand laut Scoutivo überein, ist der Monat sauber abgeglichen — sonst zeigt die Differenz, wo noch etwas fehlt.
↩️ Fehler passieren — und lassen sich rückgängig machen. Eine falsche Zuordnung über „zurücknehmen” stornieren (kein Löschen): die Buchung wird storniert und die Vorschreibung steht wieder offen. So bleibt die Kassa jederzeit nachvollziehbar.
🔒 Datenschutz: Ein Kontoauszug enthält auch Daten Dritter (Namen und IBANs der Zahlenden). Der Bankabgleich ist deshalb nur dem Kassier zugänglich und ausschließlich zur Kassaführung da — so steht es auch in der Datenschutzerklärung unter „Zahlungsdaten”. Scoutivo hat keinen Bankzugang und speichert keine Zugangsdaten.
Passt dazu
- Beitragslauf — wo die Vorschreibungen und die Zahlungsreferenzen entstehen, die der Bankabgleich zuordnet.
- Beleg & Stufenkassa — der andere Weg, wie Geldbewegungen in die Buchhaltung kommen.