Bankabgleich
Einmal im Monat bringt der Kassier das Vereinskonto und die in Scoutivo erfassten Buchungen zur Deckung: Kontoauszug hochladen, Zahlungen zuordnen, offene Punkte klären. Ohne Bankzugang — Scoutivo liest nur den exportierten Auszug, es verbindet sich nie mit der Bank.
Der Ablauf in sechs Schritten
Im Online-Banking den CSV-Auszug des Vereinskontos für den Zeitraum seit dem letzten Abgleich herunterladen. Kein Zugangsdaten-Austausch mit Scoutivo — nur die Datei.
Unter Finanzen › Auszug hochladen das Konto wählen und die CSV-Datei hochladen. Beim ersten Mal erkennt Scoutivo das Spaltenprofil der Bank — kurz prüfen: welche Spalte ist Datum, Betrag (oder getrennte Soll-/Haben-Spalten), Verwendungszweck, Name und IBAN der Gegenseite, Saldo. Ändert die Bank ihr Format, nur hier anpassen und „neu einlesen” — nie im Code. Doppelt hochgeladene Auszüge werden erkannt. Nach dem Einlesen landet der Kassier direkt in der Zeilenansicht des Auszugs (Finanzen › Kontoauszüge › Monat).
Zeilen mit der Zahlungsreferenz (z. B. MB26-0142 NACHNAME VORNAME) ordnet Scoutivo automatisch zu: die Vorschreibung des Haushalts gilt als bezahlt (ältestes Kind zuerst, Teilzahlungen möglich) und es entsteht eine Einnahme „Mitgliedsbeiträge” auf dem Auszugs-Konto.
Die Zuordnung passiert in der Zeile, nicht in einem Dialog. Oben stehen die Kennzahlen „41 / 47 zugeordnet · 6 offen · Differenz zum Auszug”, jede Zeile trägt ein Status-Badge (Vorschlag · offen · nicht eindeutig · kein Beleg · Belegnummer). Offene Zeilen klappen ihre Zuordnung direkt darunter auf; Tabulator führt durch die Felder, die Eingabetaste bestätigt und springt zur nächsten offenen Zeile:
- Vorschlag übernehmen — grüner Kasten: „Mitgliedsbeitrag Familie X (Konfidenz)” oder „wie zuletzt bei dieser Gegenpartei: Ausgabe · Kategorie · Kostenstelle”, oder
- als Buchung erfassen — Raster mit Art, Belegnummer (wird vergeben), Kategorie, Kostenstelle, Wofür, Notiz, oder
- Beitrag zuordnen — Familie wählen (die Zahler-IBAN wird für das nächste Mal gemerkt), oder
- mit vorhandener Buchung verknüpfen (gleicher Betrag auf dem Konto), oder
- Umbuchung (UB) — Gegenstück steht am Auszug des anderen Kontos unter derselben Nummer, oder
- ignorieren mit Grund (z. B. Durchläufer).
Die Gegenliste: in Scoutivo erfasst, aber (noch) nicht am Auszug. Meist harmlos — noch nicht am Konto, bar bezahlt oder falsch erfasst. Kurz durchsehen, damit nichts hängen bleibt.
Unter Finanzen › Kontoauszüge steht je Konto und Jahr die Monatsliste: Monat, Zeilen und Zuordnungsstand, rechts der Schlusssaldo laut Auszug und die Probe — „stimmt überein ✓” oder „es fehlen 124,80 €” (getönte Zeile). Fehlende Monate stehen als „noch nicht hochgeladen” dabei. Stimmt der Saldo, ist der Monat sauber abgeglichen; ein zweites Bankkonto hat seine eigene Liste.
↩️ Fehler passieren — und lassen sich rückgängig machen. Eine falsche Zuordnung über „zurücknehmen” stornieren (kein Löschen): die Buchung wird storniert und die Vorschreibung steht wieder offen. So bleibt die Kassa jederzeit nachvollziehbar.
🔒 Datenschutz: Ein Kontoauszug enthält auch Daten Dritter (Namen und IBANs der Zahlenden). Der Bankabgleich ist deshalb nur dem Kassier zugänglich und ausschließlich zur Kassaführung da — so steht es auch in der Datenschutzerklärung unter „Zahlungsdaten”. Scoutivo hat keinen Bankzugang und speichert keine Zugangsdaten.
Passt dazu
- Beiträge im Jahreslauf — die Beiträge entstehen automatisch mit der Platzbestätigung (kein eigener Erzeugen-Schritt); dort entstehen auch die Zahlungsreferenzen, die der Bankabgleich zuordnet.
- Beleg & Stufenkassa — der andere Weg, wie Geldbewegungen in die Buchhaltung kommen.