Jahreswechsel & Saisonstart
Das Pfadfinderjahr läuft von September bis August. In Scoutivo bleibt das alte Jahr aktiv, bis ihr den Jahreswechsel bewusst ausführt – alles fürs neue Jahr wird daneben vorbereitet. Heimstunden, Anwesenheit, Stufenkassa und Laufbahn hängen am Datum, nicht am aktiven Jahr: Die Eröffnungsheimstunde im September liegt also schon im neuen Jahr, auch wenn der Wechsel erst im Oktober passiert. Genau deshalb entstehen keine falschen Daten, solange ihr die Reihenfolge einhaltet.
Der Ablauf – jedes Jahr gleich
Auf jeder Stufen-Seite im Leitungsteam (Pille Planung des nächsten Jahres) je Leiterin „Dabei“ oder „Nicht mehr“ setzen — nichts gewählt bleibt offen — und neue Leiterinnen für das nächste Jahr vormerken. Offene Zusagen zählt die Jahresstart-Checkliste, bis alle geklärt sind. Zeitpunkt: August/Anfang September.
Unter Registrierung die Runde für das neue Jahr anlegen – Zieljahr wählen (z. B. 2026/27), Öffnungsdatum, Stichtag („Schließt am“) und die Gültigkeit der Einladungs-Links. Vorher die Beitragssätze fürs neue Jahr hinterlegen. Häufigste Fehlerquelle: Runde am alten Jahr angelegt – die Checkliste warnt, wenn keine Runde aufs Zieljahr zeigt.
Auf der Stufen-Seite den Vorschlag nach Altersband durchgehen: Überstellen, Bleibt oder Verlässt je Kind. Sind die Kinder schon in der Überstellungs-Heimstunde übergeben worden, stellt „Ausgewählte überstellen“ sie ab heute in die neue Stufe – dann erscheinen sie ab der nächsten Heimstunde dort in der Anwesenheit. Wenn besprochen und die neuen Kinder erfasst sind: „Stufe bereitmelden“. Die Gruppenleitung sieht in der Matrix, welche Stufen noch offen sind.
Bestehende Familien bestätigen ihre Daten über den Einladungslink oder im Elternportal („dabei bleiben“), neue Familien melden sich über den öffentlichen Link an. Die Stufenleitung sieht auf ihrer Stufen-Seite, wer noch nicht bestätigt hat. Die Eröffnungsheimstunde kann währenddessen stattfinden – sie wird ganz normal im Jahresprogramm angelegt und erfasst.
Register-Check (niemand übersehen), Schnupperkinder überführen, Aufnahme & Warteliste entscheiden, Datenprüfung abschließen. Alles steht mit Zählern in der Jahresstart-Checkliste.
Die Beiträge entstehen automatisch mit der Platzbestätigung – es gibt keinen eigenen Erzeugen-Schritt mehr. Entscheidend ist nur, dass die Beitragssätze fürs Zieljahr fixiert sind, bevor Plätze bestätigt werden. Details: Beiträge im Jahreslauf.
Unter Stufen › Pfadfinderjahr-Wechsel den Wechsel starten: Scoutivo überstellt den Bestand laut Entscheidungen ins neue Jahr, setzt das neue Jahr aktiv und schließt das alte. Kinder, die schon vorher überstellt oder im neuen Jahr aufgenommen wurden, bleiben in ihrer Stufe – die Altersregel greift nicht ein zweites Mal. Die Zuordnungen des alten Jahres enden mit dem 1. September, damit niemand in zwei Stufen steht. Rudel und Patrullen werden nicht übernommen – das neue Jahr startet ohne Rudel; die Stufenleitung stellt sie neu zusammen (Stufe › Rudel). In vergangenen Heimstunden bleibt das damals gültige Rudel sichtbar; wird die Umstellung nachgeholt, enden die alten Rudel am Umstelltag, nicht rückwirkend zum 1. September. Austritte werden automatisch ausgetragen (Mitgliedschaft endet mit 1.9.); wer im Leitungsteam ist oder eine Vereinsfunktion hat, bleibt Mitglied. Läuft nur einmal (idempotent). Zeitpunkt: Oktober, nach dem Stichtag – nicht am 1. September.
Rudel/Patrullen neu zusammenstellen, Rudelführung eintragen, Heimstunden-Serie prüfen (Uhrzeiten je Stufe), Ausstattung (T-Shirts, Halstücher) ausgeben. Ab jetzt zeigt die Verlängerung bereits aufs übernächste Jahr – das ist gewollt.
Was NICHT passiert
- Kein Kind wechselt automatisch die Stufe – nur eure Entscheidung plus „Ausgewählte überstellen“ oder der bewusste Jahreswechsel.
- Das alte Jahr wird nicht gelöscht: Anwesenheit, Beiträge und Laufbahn bleiben vollständig erhalten.
- Ein zu früher Jahreswechsel richtet keinen Schaden an, macht aber die laufende Verlängerung unübersichtlich (sie zielt dann schon aufs übernächste Jahr). Deshalb: erst nach dem Stichtag.
In vergangenen Heimstunden bleibt das damals gültige Rudel sichtbar: Das Anwesenheits-Board liest das Rudel zum Heimstunden-Tag aus der Mitgliedschaft. Die Rudel fürs neue Jahr trägt die Stufenleitung in der App ein — unter Stufe › Rudel. Holt ihr die Umstellung erst später nach, enden die alten Rudel am Umstelltag, nicht rückwirkend zum
- September.
Woran ihr seht, dass alles sauber ist
Die Jahresstart-Checkliste (Verwaltung › Jahresstart) ist grün: Leitungsteam fixiert, Anmelderunde zeigt aufs Zieljahr, alle Stufen bereitgemeldet, Register-Check leer, Schnupperkinder und Aufnahmen entschieden, Datenprüfung abgeschlossen, Beitragssätze fürs Zieljahr fixiert, Jahreswechsel durchgeführt. Bleibt ein Punkt rot, führt der Klick direkt hin.
Falle: iGrins-Export nach dem Verbands-Jahreswechsel
iGrins stellt die Kinder oft schon im Sommer nach Jahrgang auf die neue Stufe um. Wird so ein Export vor dem Jahreswechsel in der App importiert, landen Kinder im laufenden Jahr in einer Stufe, für die sie am Jahresanfang noch zu jung waren (Beispiel 2025/26: zwei 12-Jährige plötzlich bei den CaEx).
Die App erkennt das: In der Überstellung trägt die Zeile die rote Marke „am 01.09. erst 12 — gehört heuer zu GuSp“ mit dem Knopf „→ zurück zu GuSp“, und die Datenpflege listet die Fälle unter Datenlücken. Nach der Korrektur ist das Kind im laufenden Jahr wieder richtig; beim Jahreswechsel greift die Altersregel automatisch (mit 13 → CaEx). Historie und Datum der Zuordnung bleiben, der Schritt steht im Protokoll.
Verlängerungsquote
In der Überstellung jeder Stufe (und im PDF-Export) steht die Verlängerungsquote: der Anteil der Kinder, die im neuen Jahr im Verein bleiben – „bleibt“ und „überstellen“ zusammen, gegen alle Kinder der Stufe. Klein darunter die Quote des Vorjahres, gerechnet aus der Historie: Kinder, die letztes Jahr in dieser Stufe waren und heuer noch eine aktive Zuordnung haben, mit der Differenz in Prozentpunkten. Im ersten Jahr steht dort „—“, ab dem zweiten Jahr sieht man sofort, wie es läuft.