Jahreswechsel & Saisonstart
Das Pfadfinderjahr läuft von September bis August. In Scoutivo bleibt das alte Jahr aktiv, bis ihr den Jahreswechsel bewusst ausführt – alles fürs neue Jahr wird daneben vorbereitet. Heimstunden, Anwesenheit, Stufenkassa und Laufbahn hängen am Datum, nicht am aktiven Jahr: Die Eröffnungsheimstunde im September liegt also schon im neuen Jahr, auch wenn der Wechsel erst im Oktober passiert. Genau deshalb entstehen keine falschen Daten, solange ihr die Reihenfolge einhaltet.
Der Ablauf – jedes Jahr gleich
Auf jeder Stufen-Seite im Leitungsteam je Leiterin „Dabei“, „Unsicher“ oder „Nicht mehr“ setzen und neue Leiterinnen zuordnen. Offene oder unsichere Zusagen zählt die Jahresstart-Checkliste, bis alle geklärt sind. Zeitpunkt: August/Anfang September.
Unter Registrierung die Runde für das neue Jahr anlegen – Zieljahr wählen (z. B. 2026/27), Öffnungsdatum, Stichtag („Schließt am“) und die Gültigkeit der Einladungs-Links. Vorher die Beitragssätze fürs neue Jahr hinterlegen. Häufigste Fehlerquelle: Runde am alten Jahr angelegt – die Checkliste warnt, wenn keine Runde aufs Zieljahr zeigt.
Auf der Stufen-Seite den Vorschlag nach Altersband durchgehen: Überstellen, Bleibt oder Verlässt je Kind. Wenn besprochen und die neuen Kinder erfasst sind: „Stufe bereitmelden“. Die Gruppenleitung sieht in der Matrix, welche Stufen noch offen sind.
Bestehende Familien bestätigen ihre Daten über den Einladungslink oder im Elternportal („dabei bleiben“), neue Familien melden sich über den öffentlichen Link an. Die Stufenleitung sieht auf ihrer Stufen-Seite, wer noch nicht bestätigt hat. Die Eröffnungsheimstunde kann währenddessen stattfinden – sie wird ganz normal im Jahresprogramm angelegt und erfasst.
Register-Check (niemand übersehen), Schnupperkinder überführen, Aufnahme & Warteliste entscheiden, Datenprüfung abschließen. Alles steht mit Zählern in der Jahresstart-Checkliste.
Erst jetzt die Beitragsvorschreibungen fürs neue Jahr erzeugen – die Stufe zum Stichtag bestimmt den Satz, deshalb nach den Überstellungsentscheidungen. Details: Beitragslauf.
Unter Stufen › Pfadfinderjahr-Wechsel den Wechsel starten: Scoutivo überstellt den Bestand laut Entscheidungen ins neue Jahr, setzt das neue Jahr aktiv und schließt das alte. Läuft nur einmal (idempotent). Rudel werden nicht übernommen – sie werden im Herbst neu zusammengestellt. Zeitpunkt: Oktober, nach dem Stichtag – nicht am 1. September.
Rudel/Patrullen neu zusammenstellen, Rudelführung eintragen, Heimstunden-Serie prüfen (Uhrzeiten je Stufe), Ausstattung (T-Shirts, Halstücher) ausgeben. Ab jetzt zeigt die Verlängerung bereits aufs übernächste Jahr – das ist gewollt.
Was NICHT passiert
- Kein Kind wechselt automatisch die Stufe – nur eure Entscheidung plus der bewusste Jahreswechsel.
- Das alte Jahr wird nicht gelöscht: Anwesenheit, Beiträge und Laufbahn bleiben vollständig erhalten.
- Ein zu früher Jahreswechsel richtet keinen Schaden an, macht aber die laufende Verlängerung unübersichtlich (sie zielt dann schon aufs übernächste Jahr). Deshalb: erst nach dem Stichtag.
Woran ihr seht, dass alles sauber ist
Die Jahresstart-Checkliste (Verwaltung › Jahresstart) ist grün: Leitungsteam fixiert, Anmelderunde zeigt aufs Zieljahr, alle Stufen bereitgemeldet, Register-Check leer, Schnupperkinder und Aufnahmen entschieden, Datenprüfung abgeschlossen, Beiträge erzeugt, Jahreswechsel durchgeführt. Bleibt ein Punkt rot, führt der Klick direkt hin.