Neuanmeldung per Link
Wenn eine Familie aufgenommen wird, müssen ihre Daten ins System. Der beste Weg: Die Familie trägt sie selbst ein — über den Neuanmeldungs-Link eurer Gruppe.
Warum dieser Weg
- Keine Tippfehler aus zweiter Hand — die Familie kennt ihre Daten am besten.
- Einwilligungen sind sauber: Die Zustimmung kommt nachweislich von der Familie selbst, nicht „von der Leitung eingetragen”.
- Kein Abtippen — die Daten landen direkt bei der richtigen Person.
So läuft es
- Gebt der Familie den Neuanmeldungs-Link eurer Gruppe weiter — per E-Mail, als QR-Code am Elternabend oder im Aufnahmebrief.
- Die Familie füllt aus: Daten des Kindes, Bezugspersonen mit Kontakt, Notfallkontakt.
- Direkt im Formular erteilt sie die Einwilligungen — Zweck für Zweck, mit den aktuellen Texten.
- Die Anmeldung erscheint bei euch — ihr prüft kurz und schließt die Aufnahme ab (Stufe, Rudel, Mitgliedsnummer).
Gibt es zu einem Kind bereits einen eindeutig passenden Gast-Datensatz (etwa von einem früheren Heimstunden-Besuch), übernimmt die Neuanmeldung diesen Datensatz, statt einen zweiten anzulegen. Der Besuch und die bisherige Historie bleiben so erhalten — eine Dublette entsteht erst gar nicht.
Sind über die Anmeldung neue Kinder dazugekommen, zeigt die Seite /anmeldung den Hinweis „X neu angemeldete Kinder stehen unter Aufnahme & Warteliste” samt Link direkt zum Aufnahme-Board.
Auf den öffentlichen Formularen (Neuanmeldung, Schnuppern, Registrierung per Link) erscheinen Fehler in ganzen Sätzen statt technischer Codes — z. B. „Derzeit ist keine Anmeldung offen”, „Diese Anmeldung ist bei uns schon eingegangen” oder „Der E-Mail-Versand des Vereins ist gerade pausiert”.
Auf der öffentlichen Neuanmeldung trägt der Bezahl-QR den Zweck „Mitgliedsbeitrag”; der angezeigte Verwendungszweck lautet „Mitgliedsbeitrag + Nachname Vorname des ältesten Kindes” mit dem Hinweis, den Namen beim Scannen zu ergänzen. Der Betrag wird nach der Anmeldung mitgeteilt (er hängt von Kinderzahl und Ermäßigungen ab).
Die Registrierungsrunde
Anmeldungen laufen in Runden. Eine Runde hat eine Bezeichnung, ein „Öffnet am”, einen Stichtag (das Schließdatum) und die Linkgültigkeit in Tagen. Über „Runde bearbeiten” lassen sich diese Angaben nachträglich ändern. Fehlt der Stichtag, weist die Seite ausdrücklich darauf hin.
Das Pfadfinderjahr der Runde bleibt fix — daran hängen die einzelnen Fälle. Hängt eine aktive Runde am falschen Jahr (die Verlängerung zielt auf das Folgejahr), warnt die Seite und blendet die Aktionsknöpfe dort aus.
Begrüßungstext formatieren
Der Begrüßungstext der Runde hat eine kleine Formatierungsleiste: # Überschrift,
## Zwischenüberschrift, **fett**, *kursiv* und - Aufzählung. Gespeichert bleibt gut
lesbarer Klartext.
Verlängerung: alle aktiven Kinder eintragen
Ein Knopf trägt alle aktuellen Verlängerungskinder als Fälle in die Runde nach — idempotent (mehrfach klicken schadet nicht) und ohne dass Links verschickt werden. Danach steht je Kind „Link erneuern”.
Nicht dabei sind:
- abgemeldete Kinder („Kommt nicht mehr”),
- Schnupper- und Interessentenkinder ohne aktive Mitgliedschaft.
Verlängerungsbriefe zum Austeilen
Oben im Verlängerungs-Kasten steht „Alle Verlängerungsbriefe erstellen”. Daraus wird je Kind ein A4-Blatt: Grußtext, Beitrag, Konto, ein QR-Code mit Anmeldelink und die Frist. Die Blätter sind nach Ziel-Stufe sortiert und öffnen sich im Tab zum Durchblättern und Drucken. Brauchst du nur ein einzelnes Blatt neu, nutzt du das Drucker-Symbol je Zeile für den Einzel-Nachdruck.
Achtung — löst echte Einladungen aus: Das Erstellen legt je Kind einen Einladungs-Token an und setzt den Status auf „eingeladen”. Löse es also erst aus, wenn die Briefe wirklich gedruckt und ausgeteilt werden — nicht zum Probeschauen.
Eltern pflegen ihre Bezugspersonen selbst
Über den Verlängerungslink können Eltern je Bezugsperson Telefon, E-Mail und Beziehung ändern, eine Person als „ist nicht mehr Bezugsperson” lösen (das trennt nur die Verknüpfung zu diesem Kind — die Person selbst bleibt) und bis zu drei neue Bezugspersonen ergänzen (Name, Beziehung, Telefon, E-Mail, Notfall-Häkchen). Die letzte verbleibende Bezugsperson lässt sich nicht entfernen — außer im selben Absenden kommt eine neue dazu.
Registrierungsfall löschen
Je Zeile lässt sich ein Fall löschen (mit Rückfrage in der Seite), etwa um einen Probelauf aufzuräumen. Gelöscht werden der Fall und die genau in dieser Registrierung erteilten Einwilligungen. Das Kind und seine Stammdaten bleiben erhalten.
Erreichbarkeit prüfen
An der offenen Runde hängen zwei Links „Erreichbarkeit”: eine Liste je Kind mit der Haupt-Bezugsperson samt E-Mail und Telefon. Fehlende Angaben sind ausdrücklich als Lücke markiert (im PDF rot). Es gibt sie als A4-PDF zum Durchgehen und als CSV zum Abarbeiten. Sichtbarkeit wie überall: Stufenleitung nur die eigene Stufe, Gruppenleitung alle.
Tipps für den Elternabend
- Den Link als QR-Code auf die Leinwand — die Hälfte der Familien füllt es noch im Saal aus, der Rest zu Hause.
- Wer nicht digital mag: Die Leitung kann die Daten stellvertretend erfassen — der Link ist der Standardweg, kein Zwang.
Abgrenzung
- Interesse-Formular: unverbindliche Erstanfrage, minimalste Daten → Warteliste.
- Neuanmeldung: die richtige Aufnahme mit vollständigen Daten und Einwilligungen.
Erst Interesse, dann Schnuppern, dann Neuanmeldung — in dieser Reihenfolge fragt ihr nie zu viele Daten zu früh ab.