Kalender & Jahresprogramm
Programm › Kalender
Der Kalender führt alles zusammen: Heimstunden, Lager, Ausflüge, Gruppenrat, Elternabende, Seminartermine.
Neuer Termin aus dem Kalender
Oben beim Kalender steht „+ Neuer Termin“. Damit legst du einen schlichten Termin an, zum Beispiel das Bezirksleitertreffen oder die Begehung fürs Georgsfest. Das ist keine Veranstaltung mit Anmeldung, Packliste oder Lagerdaten. Klickst du vorher einen Tag an, ist das Datum schon eingetragen. Im Tagesfeld unter dem Kalender gibt es denselben Einstieg als „Termin an diesem Tag anlegen“.
Das Formular öffnet sich direkt über dem Kalender:
- Titel und Datum, für mehrere Tage „mehrtägig“ ankreuzen (z. B. Georgsfest 17.–18.04.).
- Beginn und Ende sind optional. Ohne Uhrzeit gilt der Termin ganztägig.
- Ort und Infos, etwa „Bitte bis 30.10. Bescheid geben, mit welcher Truppstärke ihr kommt“.
- Für welche Stufe? Keine Auswahl bedeutet gruppenweit.
- Wer soll den Termin sehen? Siehe Tabelle.
| Personenkreis | Wer sieht den Termin | Wann wählen |
|---|---|---|
| Eltern & Familien | Alle mit Zugang zum Jahresprogramm sowie das Elternportal; erscheint auch im Ausdruck | Termine für Familien, z. B. Georgsfest |
| ab Leiter*in | Alle Leiter*innen und Assistent*innen | Leitungsabende, Arbeitseinsätze |
| ab Stufenleitung | Stufenleiter*innen und Gruppenleitung | z. B. Bezirksleitertreffen |
| nur Gruppenleitung | Nur die Gruppenleitung | Termine nur für die Gruppenleitung |
Du kannst nur Personenkreise wählen, zu denen du selbst gehörst. Leiter*innen legen Termine für ihre eigene Stufe an. Gruppenweite Termine kann die Gruppenleitung anlegen.
Setzt du keinen Personenkreis, gilt der Termin als „Eltern & Familien” — er erscheint dann also auch im Elternportal. Wähle bewusst enger, wenn ein Termin nur das Team etwas angeht.
Im Kalender haben Termine ein eigenes Kalenderblatt-Symbol. Tippst du auf den Tag, siehst du Uhrzeit, Ort und Infos. Mit dem Stift änderst du den Termin, mit ✕ löschst du ihn. Brauchst du doch Anmeldung, Packliste oder Budget, führt der Link „Stattdessen Veranstaltung mit Anmeldung“ zum großen Formular.
Das ✕ löscht nicht sofort: Es fragt in der Seite nach „Wirklich?”, erst der zweite Klick führt aus. Nach 8 Sekunden entschärft sich der Knopf von selbst. Das gilt auch für die Heimstunden hier im Jahresprogramm und für alle Löschungen auf der Lagerseite (Raster, Programmpunkt, Aufgabe, Einkaufsliste, Lagerteam, Beleg …).
Termine erscheinen auch im Kalender-Abo, jeweils nur für ihren Personenkreis. In die Jahresübersicht zum Ausdrucken kommen nur Termine für „Eltern & Familien“, weil sie meist an Familien geht.
Jahresübersicht als PDF
„Jahresübersicht drucken“ öffnet die Stufenwahl; „PDF im Vereinsdesign öffnen“ erzeugt ein A4-PDF mit Logo und Vereinsfarben, aufgebaut wie die Überstellungs-PDF: Kennzahlen (Heimstunden, Lager, Ferien) und je Monat eine Tabelle mit Datum, Uhrzeit, Termin und Hinweis. Ferien stehen grau dabei, abgesagte Heimstunden sind gekennzeichnet. Ohne Stufenwahl enthält das PDF alle Stufen, mit Stufenwahl das Elternblatt einer Stufe.
Schnell bearbeiten in der Jahresübersicht
In der Bildschirm-Vorschau unter „Jahresübersicht drucken“ steht rechts neben jedem Termin ein Stift und ein X. Der Stift öffnet bei Heimstunden die Zeile zum Bearbeiten von Thema und Uhrzeit, bei Veranstaltungen das Formular; das X löscht den Termin nach einer Rückfrage. Beides geschieht ohne Neuladen. Die Symbole siehst du nur für Stufen, in denen du planen darfst; Ferien kann die Gruppenleitung entfernen.
Filter
Über die runden Stufen-Pillen blendest du Stufen ein und aus. „Alle” ist die erste Pille. So sieht jedes Team seine Termine, ohne im Rest zu suchen.
Ins eigene Kalenderprogramm holen
Jede Person kann die Termine abonnieren — Apple Kalender, Google Kalender, Outlook. Die Anleitung steht unter Dein Konto.
Ein Abo aktualisiert sich automatisch. Ein Import wäre eine einmalige Kopie und würde sofort veralten.
Jahresplanung
Legt das Jahresprogramm vor dem Start fest — die Termine für das ganze Jahr auf einmal. Eltern planen dann um eure Termine herum statt umgekehrt, und ihr müsst während des Jahres nichts mehr nachtragen.
Der Jahresstart führt euch durch diesen Ablauf.
Bewertende Labels („anspruchsvoll”, „für Fortgeschrittene”) vergibt Scoutivo bewusst nicht — Programm wird beschrieben, nicht benotet.
Serie nachträglich anpassen
Die Heimstunde wechselt den Wochentag, die Uhrzeit ändert sich oder ihr stellt auf 14-tägig um? Dafür musst du die Serie nicht löschen und neu erzeugen.
Programm › Jahresprogramm › Stufe › „Serie anpassen: Wochentag / Uhrzeit / 14-tägig“- ab Datum (und optional bis Datum): nur kommende, geplante Heimstunden in diesem Zeitraum sind betroffen. Vergangene, abgesagte und abgeschlossene bleiben unberührt.
- neuer Wochentag / Uhrzeit: jede Heimstunde wandert auf den nächstgelegenen gewünschten Wochentag derselben Woche und merkt sich den Ursprungstermin. Ist der Zieltag schon belegt, wird sie übersprungen.
- auf 14-tägig ausdünnen: ab dem Datum entfällt jede zweite Heimstunde. Reine Planungstermine werden gelöscht, Termine mit Programm oder Anwesenheit werden abgesagt (sichtbar, zurücknehmbar).
Das Leitungsteam der Stufe bekommt eine Zusammenfassung als Benachrichtigung. Das Elternblatt (Druckansicht) zeigt danach den neuen Stand.