Kind & Bezugspersonen

Ein Kind ohne Bezugsperson ist ein halber Datensatz: Ohne Eltern gibt es keine Einwilligung, keine Beitragsvorschreibung und keinen Notfallkontakt.

Personen › Kind öffnen › Bezugspersonen / Familie

Bezugsperson zuordnen

Personen öffnen und das Kind anklicken.
Im Bereich Bezugspersonen / Familie auf Bezugsperson hinzufügen.
Zuerst suchen: Ist der Elternteil schon erfasst (z. B. wegen eines Geschwisterkindes), wähle ihn aus der Liste.
Erst wenn niemand passt, lege die Person neu an.
Speichern.

Wichtig

Auch die Stufenleitung darf die Kontaktdaten einer Bezugsperson ändern (Name, Telefon, E-Mail, Adresse) — aber nur, wenn ein Kind der eigenen Stufe zu dieser Bezugsperson gehört und die Bezugsperson selbst keiner Stufe zugeordnet ist. Eltern anderer Stufen, Kinder und Leitungspersonen bleiben gesperrt.

Warum Doppelte so weh tun

Wenn ein Elternteil zweimal existiert, hängen die Geschwister an zwei verschiedenen Familien. Die Folge:

Der Geschwisterrabatt greift nicht — die Familie zahlt zu viel.
Die Haushalts-Vorschau in den Beiträgen stimmt nicht.
Eltern bekommen doppelte E-Mails.

Deshalb gilt: immer erst suchen.

Kind einer Familie zuordnen (umgekehrter Weg)

Auf der Seite eines Elternteils kannst du über + Kind zuordnen ein bestehendes Kind anhängen. Das ist der schnellste Weg, wenn ein zweites Geschwisterkind dazukommt.

Die Häkchen einer Bezugsperson — wann setze ich was

Jede Verknüpfung Kind–Bezugsperson trägt ein paar Häkchen. Sie steuern, wer angerufen wird, wer rechtlich zuständig ist und wer Post bekommt.

Häkchen	Bedeutung	Wann setzen
Hauptkontakt	Die erste Anlaufstelle für dieses Kind. Je Kind gibt es den Hauptkontakt nur einmal.	Bei der Person, die die Gruppe zuerst anruft oder anschreibt.
Notfallkontakt	Wer im Notfall erreichbar sein muss.	Braucht zwingend eine Telefonnummer — sonst meldet die Datenprüfung eine Lücke.
Erziehungsberechtigt	Rechtlich verantwortlich (Einwilligungen, Zustimmungen).	Bei allen rechtlich zuständigen Bezugspersonen.
Bekommt Post	Erhält die Rundmails und Mitteilungen der Gruppe.	Bei allen, die informiert bleiben sollen.
Elternportal	Zugang zum Eltern-Portal.	Wenn die Bezugsperson selbst Daten sehen und pflegen soll. Im öffentlichen Verlängerungsformular können Eltern den Portalzugang nur wünschen — freigeschaltet wird er von der Leitung; das Formular vergibt selbst keine App-Zugänge.

Dieselben Häkchen begegnen dir an drei Stellen: beim Anlegen einer Person, beim Zuordnen eines Kindes und im Eltern-Verlängerungsformular.

Notfallkontakt

Der Notfallkontakt ist die Person, die bei Heimstunde, Ausflug oder Lager erreichbar ist — nicht zwingend dieselbe wie die Bezugsperson.

Eltern dürfen ihren Notfallkontakt im Elternzugang selbst pflegen. Das ist der zuverlässigste Weg, weil Eltern Änderungen sofort wissen.
Vor jedem Lager lohnt ein Blick in die Datenprüfung: Sie zeigt, bei welchen Kindern noch etwas fehlt.

Telefonnummern

Telefonnummern werden überall einheitlich dargestellt (+43 676 906 0070) und sind anklickbar — am Handy wählst du direkt aus der App. Trag Nummern ruhig so ein, wie du sie kennst; Scoutivo formatiert sie.

E-Mail: Kind oder Eltern?

Bei Kindern heißt das Feld „E-Mail des Kindes”. Die E-Mail und Adresse der Eltern gehören zur Bezugsperson, nicht zum Kind — die App lässt eine Eltern-Adresse beim Kind nicht eintragen (sonst entstehen genau die Verwechslungen, bei denen ein Kind die Kontaktdaten eines Elternteils trägt). Trag die Eltern-Daten also immer bei der Bezugsperson ein.

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