Stufenleitungsteam

Hier legt ihr fest, welche Leiter*innen zu welcher Stufe gehören. Das ist keine Deko — daran hängen mehrere Dinge:

• Die Personalplanung der Heimstunden schlägt genau diese Personen vor.
• Rechte greifen stufenbezogen: Wer die WiWö leitet, sieht die WiWö.
• Die Leiterübersicht zeigt bei jeder Person ihre Funktion als Pille.
• Bei der Registrierung zählt, wer tatsächlich eine Stufe leitet.

Eintragen

1. Stufe öffnen, Bereich Leitungsteam.
2. Person auswählen und zuweisen.
3. Beim Ausscheiden die Zuordnung beenden — nicht löschen. So bleibt sichtbar, wer die Stufe in welchem Jahr geleitet hat.

Wer ist nächstes Jahr dabei?

Rechts in jeder Zeile setzt ihr die Personalplanung fürs nächste Pfadfinderjahr. Das ändert nichts am aktuellen Team, sondern hält fest, wer weitermacht — ein Tipp auf die Marke genügt:

Mehr als diese beiden Marken gibt es nicht: Wählt ihr nichts, bleibt die Person offen (gelb).

Der Jahresstart hakt „Leitungsteam fixiert” erst ab, wenn bei jeder Person Dabei oder Nicht mehr gesetzt ist (nichts mehr offen) und die neue Aufstellung steht.

Was „Nicht mehr” bewirkt

Setzt ihr bei einer Person Nicht mehr, trägt Scoutivo das Ende der Leitung ein — auf den Beginn des nächsten Pfadfinderjahres (1.9.). Liegt dieser Beginn schon in der Vergangenheit (solange das alte Jahr noch läuft), ist das Ende heute. Nichts wird gelöscht: Das Enddatum steht im Protokoll, ab dann hat die Person keine Rechte mehr für die Stufe.

Zurücknehmen hebt das Ende wieder auf — die Person bleibt im Team.

Einen eigenen Abschluss-Klick braucht es nicht mehr: Die Statuswahl wirkt je Person sofort.

Wann klicke ich was?

Neue Personen schon vormerken

Wer nächstes Jahr neu ins Team kommen soll, lässt sich bereits jetzt vormerken — mit Rolle und Status offen oder Dabei. Eine Vormerkung ist aber bewusst noch keine Leitung:

• keine Rechte für die Stufe,
• nicht in den Teamlisten,
• kein Export als Leitung (Meldeliste, PDF).

Erst am Umschalttag zum neuen Pfadfinderjahr wird aus der Vormerkung eine echte Leitungs-Zeile. Wie dieser Umschalttag abläuft, beschreibt ein späterer Schritt des Jahres-Fahrplans.

Frühere Jahre nachsehen

Über die Jahres-Pillen oben auf der Stufenseite wählt ihr ein abgeschlossenes Jahr und seht den damaligen Stand des Leitungsteams — nur zum Lesen, mit der Leiste „abgeschlossen”. Im Kopf des Leitungsteams steht dabei das neueste Jahr vorne, wenn mehrere nebeneinander liegen.

Die drei Funktionen (PPÖ-Schreibweise)

Im Leitungsteam gibt es Stufenleiter*in, Leiter*in und Assistent*in.

• Stufenleiter*in und Leiter*in sind die echten Leitungsfunktionen: Sie bekommen (bei eingeschalteter „Rolle folgt der Funktion“) automatisch die passenden App-Rechte, brauchen eine PPÖ-E-Mail-Adresse und werden als Stufenführer/in bzw. Stufenmitarbeiter/in gemeldet.
• Assistent*in ist für Jugendliche gedacht, die noch aktive Pfadfinderinnen ihrer eigenen Stufe (CaEx/RaRo) sind, aber kontinuierlich in einer jüngeren Stufe mithelfen wollen. Sie bleiben Kind ihrer Stufe, bekommen keine App-Rechte und keine PPÖ-Leiterinnen-Pflichten, stehen aber im Team und in der Personalplanung der Heimstunden zur Verfügung. Jugendliche aus CaEx/RaRo erscheinen dafür in der Auswahl mit dem Zusatz „(als Assistent*in)“.

Alle anderen Mitarbeitenden — Lagerteam, Küche, Logistik, engagierte Eltern — werden nicht hier, sondern beim Lager bzw. über das Engagement der Eltern erfasst.

Diese Trennung sauber zu halten spart euch später Diskussionen bei Registrierung, Beiträgen (Engagement-Rabatt) und Statistik.

Rollenwechsel im Team (Leiterin → Stufenleiterin)

Wechselt jemand innerhalb derselben Stufe die Rolle – zum Beispiel von Leiterin zur Stufenleiterin fürs neue Pfadfinderjahr – nicht mit ✕ entfernen und neu anlegen. Das würde „im Team seit“ auf heute setzen und die Geschichte kappen.

Die Auswahl zeigt alle drei Funktionen: Stufenleiterin, Leiterin und Assistent*in. Du wählst direkt die gewünschte Funktion.

Der bestehende Eintrag bleibt (mit seinem ursprünglichen Eintrittsdatum ins Team), nur die Rolle wechselt. Der Wechsel steht mit alter und neuer Rolle im Protokoll. Die iGrins-Meldung nimmt immer den aktuellen Stand: aus „Stufenmitarbeiter/in“ (AS-Code) wird „Stufenführer/in“ (SF-Code) – siehe Verbandsmeldung.

Der Wechsel gilt ab sofort. Für 2026/27 also am besten dann eintragen, wenn die neue Aufstellung feststeht (Jahresstart), nicht schon Monate vorher.

Rückkehr ins Team (Wiedereintritt)

Kommt eine frühere Leiter*in zurück oder steigt ein Elternteil ins Team ein, genügt das Zuordnen im Leitungsteam. Die App zieht die Mitgliedschaft automatisch mit:

• war die Person ausgetreten oder ruhend, ist sie wieder Mitglied – die alte Mitgliedsnummer bleibt, das Austrittsdatum fällt;
• war sie noch nie Mitglied (Elternteil), wird sie Mitglied und bekommt eine Nummer;
• die PPÖ-Achse steht danach auf „zu melden“, die Person erscheint auf der Meldeliste – Versicherungsschutz braucht die Meldung.

War die Person zusätzlich archiviert, zuerst reaktivieren: siehe Austritt & Archiv. Alles zusammen steht im Protokoll.

Vorsicht bei Importen

Beim Einlesen von Listen können versehentlich falsche Stufenleitungen entstehen, wenn Daten nur hinzugefügt statt abgeglichen werden. Prüft nach jedem Import, ob die Leitungsteams noch stimmen — die Stufenseite zeigt es sofort.