Beleg einreichen & Stufenkassa
Wer für die Stufe etwas auslegt, bekommt es sauber zurück — und die Stufenkassa bleibt dabei immer aktuell. Ein klarer Ablauf mit einer Übergabe von der Auslage-Person an den Kassier.
Ein Einreich-Weg für alles
Unter Finanzen › Beleg einreichen (und über den Knopf Beleg einreichen auf der Übersicht) gibt es genau eine Maske für alle Belege. Erster Schritt ist immer die Frage Wohin gehört der Beleg?
- Stufenkassa – eine Ausgabe der Stufe (Bastelmaterial, Jause). Senkt den Kassastand der Stufe.
- Kassier · Vereinsrechnung – eine allgemeine Rechnung des Vereins, die bisher per WhatsApp oder Zettel zum Kassier kam (Druckerei, Versicherung, Miete). Sie hat mit keiner Stufenkassa zu tun.
Am Handy öffnet der Knopf auf der Übersicht direkt die Kamera: Beleg fotografieren, die Texterkennung füllt Betrag, Datum und Lieferant vor, Abwicklung wählen, übermitteln. Der Kassier sieht den Beleg sofort in seinem Eingang.
Abwicklung – was ist noch offen?
Bei jedem Beleg sagst du, was der Kassier danach noch tun muss:
| Abwicklung | Bedeutung | Kassier |
|---|---|---|
| Ich habe ausgelegt | Du hast privat bezahlt | überweist dir das Geld zurück und markiert „zurückgezahlt” |
| Rechnung noch unbezahlt | Die Rechnung ist offen (IBAN des Ausstellers optional gleich mitgeben) | überweist an den Aussteller und markiert „überwiesen” |
| Schon aus Vereinsmitteln bezahlt | Nur ablegen | verbucht und legt ab |
Mit der Gruppenleitung besprochen?
Das Häkchen Mit der Gruppenleitung besprochen ist vorbelegt. Nimmst du es weg, geht der Beleg zuerst an die Gruppenleitung: Sie sieht ihn unter Beleg-Freigaben (und als Hinweis auf der Übersicht), gibt frei oder lehnt mit Grund ab. Erst nach der Freigabe erscheint der Beleg im Kassier-Eingang. In „Meine Einreichungen” steht solange wartet auf Freigabe (GL).
Im Belege-Eingang steht die Abwicklung in der Spalte „Zahlweg / Auslage”, offene Auszahlungen sind zusammengezählt, und unter Offene Posten erscheinen sie als Verbindlichkeit, bis sie markiert sind.
Der Ablauf in fünf Schritten
Jemand aus dem Team kauft etwas für die Stufe — Bastelmaterial, Jause, Lagerbedarf — und legt den Betrag vor.
Unter Finanzen › Beleg einreichen: Foto des Belegs hochladen — die automatische Beleg-Erkennung (OCR) liest Betrag, Datum und Lieferant aus. Kategorie, Stufe und Auslage-Person ergänzen, fertig. Lieferanten merkt sich das System für’s nächste Mal.
Der Kassier prüft den eingereichten Beleg und bucht ihn in die Stufenkassa (Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung mit Lieferant, Kategorie, USt und Wertdatum). Nichts wird stillschweigend geändert — jede Buchung hat ein Belegdatum.
Der ausgelegte Betrag wird der Auslage-Person zurückgezahlt — bar oder per Überweisung — mit Vermerk, durch wen. Damit ist der Kreis geschlossen.
Die Ausgabe fällt automatisch ins Arbeitsjahr (Sept–Aug) der Stufenkassa. Budget, „ausgegeben” und „verfügbar pro Monat bis Jahresende” rechnen sich sofort neu — sichtbar in den Stufenkassa-Widgets.
🗓️ Die Stufenkassa läuft im Arbeitsjahr Sept–Aug und ordnet jede Buchung nach ihrem Belegdatum dem richtigen Jahr zu — eine Ausgabe vom September gehört ins neue Jahr. Die Vereinsfinanzen insgesamt laufen dagegen im Kalenderjahr.
Gut zu wissen
Jede Stufe hat pro Arbeitsjahr ein Budget (planbar, auch fürs kommende Jahr vorab). Aus Budget minus Ausgaben plus Einnahmen ergibt sich „verfügbar” — und „verfügbar pro Monat bis Ende des Arbeitsjahres” hilft beim Einteilen.
Lieferant und Auslage-Person sind Pflichtangaben, der Rückzahlungs-Status (bar/Überweisung, durch wen) wird festgehalten. So ist jederzeit klar, wer was ausgelegt hat und ob es schon zurück ist.