Beleg einreichen & Stufenkassa
Wer für die Stufe etwas auslegt, bekommt es sauber zurück — und die Stufenkassa bleibt dabei immer aktuell. Ein klarer Ablauf mit einer Übergabe von der Auslage-Person an den Kassier.
Der Ablauf in fünf Schritten
Jemand aus dem Team kauft etwas für die Stufe — Bastelmaterial, Jause, Lagerbedarf — und legt den Betrag vor.
Unter Finanzen › Beleg einreichen: Foto des Belegs hochladen — die automatische Beleg-Erkennung (OCR) liest Betrag, Datum und Lieferant aus. Kategorie, Stufe und Auslage-Person ergänzen, fertig. Lieferanten merkt sich das System für’s nächste Mal.
Der Kassier prüft den eingereichten Beleg und bucht ihn in die Stufenkassa (Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung mit Lieferant, Kategorie, USt und Wertdatum). Nichts wird stillschweigend geändert — jede Buchung hat ein Belegdatum.
Der ausgelegte Betrag wird der Auslage-Person zurückgezahlt — bar oder per Überweisung — mit Vermerk, durch wen. Damit ist der Kreis geschlossen.
Die Ausgabe fällt automatisch ins Arbeitsjahr (Sept–Aug) der Stufenkassa. Budget, „ausgegeben” und „verfügbar pro Monat bis Jahresende” rechnen sich sofort neu — sichtbar in den Stufenkassa-Widgets.
🗓️ Die Stufenkassa läuft im Arbeitsjahr Sept–Aug und ordnet jede Buchung nach ihrem Belegdatum dem richtigen Jahr zu — eine Ausgabe vom September gehört ins neue Jahr. Die Vereinsfinanzen insgesamt laufen dagegen im Kalenderjahr.
Gut zu wissen
Jede Stufe hat pro Arbeitsjahr ein Budget (planbar, auch fürs kommende Jahr vorab). Aus Budget minus Ausgaben plus Einnahmen ergibt sich „verfügbar” — und „verfügbar pro Monat bis Ende des Arbeitsjahres” hilft beim Einteilen.
Lieferant und Auslage-Person sind Pflichtangaben, der Rückzahlungs-Status (bar/Überweisung, durch wen) wird festgehalten. So ist jederzeit klar, wer was ausgelegt hat und ob es schon zurück ist.