Registrierung (PPÖ)
Einmal im Jahr meldet ihr eure Mitglieder an den Verband. Davon hängen Versicherungsschutz, Verbandsbeitrag und die offiziellen Mitgliederzahlen ab.
Der Ablauf
- Daten aktuell machen — Datenprüfung durchführen.
- Register-Check öffnen und offene Punkte klären.
- Meldeliste exportieren und an den Verband übermitteln.
- Verbandsanteil abführen — die Beträge stehen in den Beitragssätzen.
Die Meldeliste (Excel) enthält je Person die Stammdaten plus eine Spalte Funktionscodes (z. B. WÖ/SFGU/GFM …), die Scoutivo aus Stufe, Funktion und Geschlecht ableitet — gruppeninterne Codes werden dabei ausgeblendet. Der Präfix der Mitgliedsnummern (Landesverband + Gruppenschlüssel) kommt aus den Vereinsdaten.
Registrierungslink für neue Familien
Für Neuanmeldungen gibt es einen Link, über den Familien ihre Daten selbst eintragen und die Einwilligungen gleich mit erteilen — der ganze Ablauf steht unter Neuanmeldung per Link.
Zur Registrierungsrunde könnt ihr zwei Texte hinterlegen, die auf der öffentlichen Neuanmeldungsseite erscheinen:
- Begrüßungstext — ein paar warme Zeilen, die neue Familien oben auf dem Formular empfangen (z. B. worauf ihr euch freut und was als Nächstes passiert).
- Kontakt für Rückfragen — an wen sich Familien wenden, wenn beim Ausfüllen etwas unklar ist.
So wirkt die Anmeldung persönlich statt wie ein anonymes Formular, und Rückfragen landen gleich bei der richtigen Person.
Bezugsperson wird wiedererkannt
Trägt sich eine Bezugsperson über das Formular bei mehreren Kindern ein, legt Scoutivo sie nicht doppelt an: Stimmen E-Mail und Vorname überein, wird die schon vorhandene Person übernommen und das weitere Kind an sie gehängt. So entsteht bei Familien mit mehreren Kindern kein zweiter Elternteil-Datensatz — siehe auch Doppelte Personen.
Wer wird gemeldet
- Alle Kinder und Jugendlichen mit Mitgliedschaft
- Alle Leiter*innen
- Assistent*innen nur, wenn ihr sie registriert — manche werden bewusst ohne PPÖ-Registrierung geführt. Das ist auf der Personenseite eigens vermerkt, damit es nicht wie ein Fehler wirkt.
Nicht gemeldet werden Schnupperkinder — sie sind noch keine Mitglieder. Siehe Schnuppern.
Nur echte Mitglieder kommen in den Export
Die Meldeliste (der iGrins-Export) enthält ausschließlich Kinder mit dem Status Mitglied — also die, die den Aufnahmeweg vollständig durchlaufen haben. Wer noch auf der Warteliste steht oder erst angemeldet, aber nicht freigegeben ist, bleibt außen vor. Das ist Absicht: In den Verband darf nur, wer wirklich aufgenommen ist und dessen Beitrag geregelt ist.
Der Weg dorthin, Schritt für Schritt:
Erst ab dem letzten Schritt taucht das Kind im Export auf. Fehlt jemand in der Meldeliste, den du erwartet hättest, ist meist einer dieser Schritte noch offen.
Fristen
Die Registrierung hat eine feste Frist. Startet zwei bis drei Wochen vorher — erfahrungsgemäß tauchen immer ein paar Fälle auf, für die ihr Familien anrufen müsst.
Scoutivo kann den Registrierungszeitraum automatisch abwickeln — Links verschicken, zur Halbzeit und vor Schluss erinnern und die Runde abschließen. Das richtet die Gruppenleitung unter Registrierung automatisch ein.