Jährliche Datenprüfung

Daten veralten leise. Einmal im Jahr geht ihr sie deshalb strukturiert durch.

Was geprüft wird

• Adresse und Telefonnummer — Umzüge und neue Nummern
• E-Mail-Adressen der Eltern — die häufigste Fehlerquelle beim Mailversand
• Notfallkontakt — ist er noch erreichbar?
• Gesundheitsangaben — neue Allergien, geänderte Medikamente
• Schwimmfähigkeit — Kinder lernen schwimmen, das gehört nachgeführt
• Einwilligungen — gibt es neue Zwecke, zu denen noch niemand zugestimmt hat?

Ablauf

1. Seite öffnen — die Liste zeigt, wo etwas fehlt oder lange nicht bestätigt wurde.
2. Familien anschreiben oder ansprechen.
3. Änderungen eintragen — oder besser: Eltern über den Elternzugang selbst bestätigen lassen.

Der bequemste Weg

Lasst Eltern die Daten selbst bestätigen. Ein Mail mit dem Anmelde-Link, die Bitte, Notfallkontakt und Schwimmfähigkeit zu prüfen — das erledigt in einer Woche mehr als drei Abende Telefonieren.

Wann

Am besten vor der Registrierung und vor dem Sommerlager. Beide Termine brauchen aktuelle Daten, und ihr macht die Arbeit nur einmal.