Doppelte Personen vermeiden und zusammenführen

Eine Person doppelt anzulegen ist schnell passiert — und tut später weh, weil Kinder, Kontakte und Einwilligungen auf zwei Datensätze verteilt sind. Scoutivo hilft an zwei Stellen: Es warnt schon beim Anlegen vor einem möglichen Doppel, und es kann zwei Datensätze in einem Schritt zusammenführen. Der Merksatz für den Ernstfall lautet: nicht löschen, zusammenführen.

Warum das wichtig ist — ein echter Fall

Am 21.09.2026 wurde Larissa Stockinger versehentlich ein zweites Mal angelegt. Der Grund war unscheinbar: Die E-Mail unterschied sich nur in der Groß-/Kleinschreibung („Lmiedler28@…” statt „lmiedler28@…”), und die Telefonnummer enthielt unsichtbare Formatierzeichen. Für die alte Prüfung waren das zwei verschiedene Menschen.

Zwei Minuten später hing das Kind Theo an beiden: an der Dublette als Haupt- und Notfallkontakt mit Portalzugang, an der echten Person nur als „erziehungsberechtigt”. Ein simples Löschen der Dublette hätte Theo unbemerkt seinen Notfallkontakt genommen. Genau deshalb: erst zusammenführen, nie löschen.

Was die App beim Anlegen tut

Beim Anlegen einer Person — und für Bezugspersonen, die im selben Formular mitangelegt werden — prüft Scoutivo vor dem Speichern auf mögliche Dubletten. Als Treffer gilt eine nicht-archivierte Person mit:

Jeder Treffer erscheint mit seiner Rolle (Elternteil/Kind) und dem Grund („gleiche E-Mail“, „gleiche Telefonnummer“ oder „ähnlicher Name“) und ist anklickbar — so springst du direkt zur schon vorhandenen Person.

Besonders beim Eintragen von Gästen: Vorgeschlagen werden auch Gäste und Schnupperkinder anderer Stufen (mit Angabe der Stufe im Hinweis) — denn ein Gast, der beim letzten Mal von einer anderen Stufe erfasst wurde, soll trotzdem gefunden werden. Feste Mitglieder anderer Stufen bleiben außen vor. Beim Eintragen eines Gastkinds fragt die App außerdem das Geschlecht ab.

Es ist ein Hinweis, keine Sperre. „Trotzdem neu anlegen“ bleibt möglich, denn es gibt echt zwei Kinder mit gleichem Namen. Wer die Treffer sehen darf, braucht das Recht member.read.

Übernahme statt Dublette beim Anmelden

Neuanmeldung und Schnupper-Formular gehen noch einen Schritt weiter: Passt ein vorhandener Gast-Datensatz eindeutig, übernehmen sie ihn, statt einen zweiten anzulegen. Dabei gilt:

• Es bleibt der Datensatz mit Daten (Geburtsdatum, Historie) stehen — nicht der leere.
• Der weitere Vereinsstand gewinnt: Warteliste bzw. Mitglied schlägt Gast bzw. Schnuppern.

Zwei Datensätze zusammenführen

Ist die Dublette trotzdem entstanden, führst du sie in die echte Person zusammen:

Die Seite (/personen/<id>/zusammenfuehren) schlägt ähnliche Personen vor und zeigt vorher eine Vorschau:

• eine Vergleichstabelle Seite an Seite — Geburtsdatum, Rolle, Stufe, Bezugspersonen, Kinder, Anwesenheiten, Anlagedatum, E-Mail und Telefon beider Datensätze nebeneinander. Widersprüche sind rot hervorgehoben, damit du auf einen Blick erkennst, ob es wirklich dieselbe Person ist.
• welche Kinder von der Dublette übertragen werden,
• welche Merkmale je Kind erhalten bleiben,
• welche leeren Felder der Zielperson ergänzt werden.

Erst danach kommt der Knopf zum Zusammenführen. Alles läuft in einer Transaktion — es gibt kein halb fertiges Zwischenergebnis.

Die Regeln beim Zusammenführen

Verknüpfungen zum selben Kind — jedes „ja“ gewinnt. Sind beide Datensätze mit demselben Kind verknüpft, bleibt jede dieser Eigenschaften erhalten, wenn sie an einer der beiden Verknüpfungen gesetzt war (logisches ODER):

Vorhandene Angaben der Zielperson werden dabei nie überschrieben — nur leere Felder werden ergänzt. Welche Häkchen was bedeuten, steht bei Kind & Bezugspersonen.

Weiter gilt:

• Neues Kind wandert komplett mit. Hat die Zielperson noch keine Verknüpfung zu einem Kind der Dublette, wandert diese Verknüpfung vollständig zur Zielperson.
• Mitverschoben werden außerdem: von der Dublette erteilte Einwilligungen (als erfassende Person), Impf-Angaben, die sie gemeldet hat, und Registrierungen, die sie abgeschickt hat.

Zusammenführen geht nur ohne eigene Daten

Zusammenführen ist nur möglich, wenn die Dublette keine eigenen Daten hat. Als eigene Daten zählen:

Mitgliedschaft · Benutzerkonto · Stufenzuordnung · erfasste Anwesenheiten · Beitragsvorschreibungen · Gesundheitsprofil · Einwilligungen auf den eigenen Namen · selbst als Kind verknüpft · Abzeichen/Laufbahn · Ausstattung · Registrierungsfälle · Material-Ausleihen · Funktionen · Ausbildungen · Stufenleitung · Lager-Anmeldungen · Zeitlinien-Einträge.

Liegt eines davon vor, nennt die App es konkret — dann sind es zwei echte Lebensläufe und kein Dublettenfall.

Recht und Protokoll

• Zusammenführen darf nur die Gruppenleitung (Recht member.erase).
• Jede Zusammenführung steht im Protokoll: wer, wann, welche Person in welche.
• Das Protokoll sichert dabei den kompletten alten Stand beider Datensätze — die Gegenüberstellung, die ergänzten Felder, Stammdaten, Mitgliedschaften, Kinder und Bezugspersonen sowie Anwesenheiten. Beim bleibenden Datensatz entsteht zusätzlich ein eigener Eintrag. So bleibt auch nach dem Zusammenführen vollständig nachvollziehbar, was zusammengelegt wurde.

Unsicher, ob es wirklich dieselbe Person ist? Öffne beide Datensätze in zwei Tabs und vergleiche Kinder, Adresse und Geburtsdatum. Sind es zwei verschiedene Menschen mit gleichem Namen, lässt du beide stehen — das ist völlig in Ordnung. Zusammengeführt wird nur, was wirklich doppelt ist.