Beleg einreichen

Schritt für Schritt

1. Stufenkassa öffnen, bei der richtigen Stufe das Beleg-Formular.
2. Optional: Foto des Belegs hochladen. Wenn die Beleg-Erkennung eingerichtet ist, werden Datum, Betrag und Lieferant automatisch ausgelesen — du prüfst nur noch.
3. Ausfüllen:
   • Beschreibung — wofür
   • Betrag
   • Datum — das Datum auf dem Beleg
   • Lieferant — Pflichtfeld; das Feld lernt mit und schlägt bekannte Lieferanten vor
   • Kategorie
   • Wer hat ausgelegt — die Person, die das Geld vorgestreckt hat
   • Rückzahlung — schon erfolgt? bar oder Überweisung? durch wen?
4. Auf Beleg einreichen.

Sobald du einreichst, wird die Kassier*in automatisch benachrichtigt (Push und/oder E-Mail) — der Beleg landet also nicht in einem Ordner, den niemand ansieht. Die Kassier*in verbucht ihn anschließend auf die Stufe.

Automatisches Auslesen

Lädst du ein Foto des Belegs hoch, liest die App die Werte aus und füllt das Formular vor — du prüfst nur noch gegen den Bon.

Durchgestrichene Positionen

Positionen, die auf dem Bon von Hand durchgestrichen sind (typisch: private Einkäufe, die nicht die Stufe betreffen), werden vom Betrag abgezogen. Der übernommene Betrag ist also die Bon-Summe minus der durchgestrichenen Positionen.

Welche Positionen nicht mitgerechnet wurden, steht im Formular als gelber Hinweis. Gleicht ihn kurz mit dem Bon ab, damit wirklich nur das Private wegfällt.

Umsatzsteuer aus der Steuer-Aufstellung

Die USt wird aus der Steuer-Aufstellung am Bon gelesen, nicht nach Warenart geschätzt. So übernimmt die App den Betrag so, wie er tatsächlich auf dem Beleg steht.

Warum „wer hat ausgelegt” so wichtig ist

Ohne dieses Feld weiß nach vier Wochen niemand mehr, wem noch Geld zusteht — und irgendjemand bleibt auf 40 Euro sitzen. Es ist das Feld, das die Stufenkassa fair macht.

Familienpass-Gutschein als Beleg

Löst eine Familie einen Familienpass-Gutschein ein (das Land ersetzt der Gruppe einen Teil des Beitrags), erfasst ihr das wie einen Beleg: Als „wer hat ausgelegt” wählt ihr niemanden — das Geld kommt vom Land, nicht aus einer Privattasche, es gibt also keine Rückzahlung an eine Person. Trag als Lieferant sinngemäß den Familienpass / das Land ein und im Betrag den Gutscheinwert. So stimmt die Stufenkassa, ohne dass jemand fälschlich auf eine Rückzahlung wartet.

Beleg-Foto

• Fotografiere den Beleg gerade und vollständig, mit gutem Licht.
• Thermopapier verblasst — fotografiert zeitnah.
• Das Foto ersetzt den Papierbeleg nicht überall; klärt mit eurer Kassier*in, ob Originale gesammelt werden.

Jeder Upload ist ersetzbar: Ein neues Foto ersetzt das alte sofort.

Häufige Rückfragen der Kassier*in