Schnuppern
Verwaltung › Schnuppern
Ein Schnupperkind kommt ein paar Mal mit, bevor die Familie sich entscheidet. Das ist ein eigener Zustand — weder „nichts” noch „Mitglied”.
Am saubersten ist es, wenn ein Kind vorher über das öffentliche Schnupper-Formular angemeldet wird (oder ihr es selbst auf der Schnuppern-Seite anlegt). Dann steht es fest und eindeutig im System — mit Stufe und Bezugsperson —, und die meisten Sonderfälle entstehen gar nicht erst: keine doppelten Datensätze, kein fehlender Notfallkontakt.
In der Praxis soll aber jedes Kind einfach mal dabei sein dürfen, auch ganz spontan ohne Voranmeldung — genau dafür ist der Gast-Weg da (siehe unten). Nutzt ihn ruhig; achtet nur darauf, ein schon bekanntes Kind nicht ein zweites Mal neu anzulegen. Wer schon einmal da war, wird idealerweise beim nächsten Mal als bestehendes Kind ausgewählt statt neu erfasst.
Die Liste der Schnupperkinder lässt sich nach jeder Spalte sortieren (Spaltenkopf antippen, nochmals = umgekehrt; am Handy über die Auswahl). Stufe sortiert von Biber bis Ranger/Rover, Frist nach Datum; die getroffene Wahl bleibt beim Zurückkommen stehen.
Hat eine Familie die Anmeldung bereits abgeschickt (das Kind steht auf der Warteliste), zählt es nicht mehr als „laufendes” oder „läuft bald ab”- Schnuppern. Die Entscheidung ist ja gefallen — das Kind wartet nur noch auf den Platz und soll nicht weiter als offener Schnupperfall erscheinen.
Warum ein eigener Status
- Schnupperkinder werden nicht an den Verband gemeldet
- Sie zahlen keinen Mitgliedsbeitrag
- Sie sollen aber in der Anwesenheit auftauchen, denn sie sind ja da
- Und ihr wollt wissen, wie viele es waren und wie viele geblieben sind
Zwei Wege, wie ein Schnupperkind entsteht
1. Öffentliches Schnupper-Formular (der Normalfall). Eltern melden ihr Kind selbst über einen öffentlichen Link an — reine Terminsicherung: Kind + Stufe eintragen, 1–2 Schnuppertermine reservieren. Kostenlos, keine Gesundheitsdaten. Das Kind wird dabei automatisch Schnupperer*in, Geschwister werden über die Eltern-E-Mail derselben Familie zugeordnet. Den Link + QR-Code zum Teilen findet ihr auf der Schnuppern-Seite.
Gibt es zum Kind bereits einen eindeutig passenden Gast-Datensatz (etwa von einem früheren Heimstunden-Besuch), übernimmt das Formular diesen, statt einen zweiten Datensatz anzulegen — Besuch und Historie bleiben erhalten, eine Dublette entsteht gar nicht.
2. Selbst anlegen. Auf der Seite Schnuppern ein Kind direkt mit Name, Geburtsdatum und Stufe erfassen, dazu eine Bezugsperson mit Kontakt (mind. eine Telefonnummer).
Auch für Schnupperkinder gilt: Für Fotos braucht ihr eine Einwilligung.
Gäste: spontan bei einer Heimstunde dabei
Manchmal bringt ein Kind einfach jemanden mit — ohne Formular, ohne Voranmeldung. So ein Gast erscheint danach in der Anmeldungsübersicht mit seiner Stufe, und zwar der Stufe der Heimstunde, bei der er dabei war. Die Stufe wird also aus dem Besuch abgeleitet.
Ganz bewusst bekommt ein Gast dabei keine echte Stufenzuordnung: Sonst zählte er sofort als Mitglied — in der Mitgliederzahl und bei der Überstellung —, obwohl er nur einmal zum Schauen da war. Damit ihr Gäste trotzdem klar erkennt:
- Ein Gast trägt eine eigene „Gast”-Pille.
- Beim Eintragen in der Heimstunde schlägt die App auch Kinder auf der Warteliste als „schon da gewesen”/Gast vor — nicht nur reine Gäste. So wählt ihr ein bereits bekanntes Kind aus, statt es neu anzulegen.
- Steht schon jemand mit gleichem Namen im System, erscheint ein rotes „doppelt?” — ein Klick führt zum Zusammenführen (siehe Doppelte Personen), falls es dieselbe Person ist. Der Hinweis geht nach Klang des Namens; bei einem Tippfehler in der Schreibweise (etwa „Maierhofer” statt „Mairhofer”) kann er ausbleiben. Wenn ihr wisst, dass das Kind schon einmal da war, wählt beim Eintragen das bestehende Kind aus — so entsteht kein Doppel.
Auf dem Zettel des Gastes steht „war als Gast bei einer Heimstunde dabei”. Wird aus dem Gast später ein Schnupper- oder Vollmitglied, gilt: Der Besuch bleibt erhalten — ihr fangt nicht von vorne an.
Gerade beim spontanen Eintragen von Gästen passiert es leicht, dass ein Kind, das schon einmal da war, versehentlich ein zweites Mal neu angelegt wird — besonders, wenn ein anderer Leiter es beim ersten Mal erfasst hat oder der Name leicht anders geschrieben wird.
So bereinigt ihr das: Beide Datensätze über Doppelte Personen zusammenführen bzw. Personen › Datenpflege › Mögliche Dubletten zusammenführen. Dabei bleibt der ältere, vollständigere Eintrag erhalten, der andere geht darin auf (Besuche, Anwesenheiten und Daten wandern mit). Prüft vor dem Zusammenführen kurz, ob es wirklich dieselbe Person ist — Zusammenführen lässt sich nicht rückgängig machen.
Schnupper-Anmeldungen zum Mitgeben (PDF)
Der Knopf „Anmeldeblätter als PDF” erzeugt je Kind ein A4-Blatt zum Mitgeben (öffnet in einem neuen Tab) — die Familie füllt die Anmeldung dann in Ruhe zu Hause aus. Brauchst du nur ein einzelnes Blatt neu, nutzt du das Drucker-Symbol je Zeile für den Einzel-Nachdruck.
A5-Schnupperflyer (PDF)
Neben den QR-Downloads gibt es „A5-Flyer (PDF)”. Ein A4-Blatt trägt zwei identische A5-Flyer mit Schnittlinie — einmal ausdrucken, in der Mitte durchschneiden, zwei Flyer. Der Inhalt: Vereinskopf mit Logo, „Komm zum Schnuppern!”, zwei Zeilen Erklärung, die nächsten drei offenen Schnuppertermine, QR-Code und Kurzlink aufs öffentliche Formular sowie eine Kontaktzeile. Zum Ausdrucken und Mitgeben.
Schnuppertermine
Ein Schnuppertermin ist einfach eine Heimstunde mit dem Häkchen „Schnupperheimstunde” — sie erscheint dann hier im Schnuppern-Bereich und im Kalender, und externe Kinder können sich darauf anmelden. Pro Stufe gibt es je Tag nur eine Heimstunde; ein Klick „entfernen” nimmt einen Termin wieder aus dem Schnuppern-Bereich (die Heimstunde bleibt).
Automatische Erinnerung
War ein Kind zum Schnuppern angemeldet und ist die Anmeldung ≥ 14 Tage her, schickt das System den Eltern einmalig eine Erinnerungs-E-Mail mit einem vorausgefüllten Anmeldelink — „Hat’s gefallen? Dann schließt die Registrierung ab.” Reagiert niemand, fällt das Kind wieder aus dem System (die Daten werden DSGVO-konform gelöscht).
Der Versand läuft automatisch (täglicher Lauf). Der Knopf „Erinnerungen jetzt senden” ist nur für den Fall, dass du nicht auf den nächsten Lauf warten willst — er schickt ausschließlich bereits fällige Erinnerungen (Anmeldung ≥ 14 Tage her, noch nicht erinnert). Ein Kind, dessen Schnuppertermin erst gestern war, wird dadurch nicht vorzeitig angeschrieben.
Aus Schnuppern wird Mitgliedschaft
Entscheidet sich die Familie, führt der Weg über die Neuanmeldung und Aufnahme & Warteliste: Freigabe/Platz, Beitrag zuordnen, dann erst wird die Mitgliedsnummer vergeben. Der komplette Ablauf in acht Schritten steht anschaulich unter Prozesse › Anmeldung & Mitgliedschaft.
Schnuppern beenden
Wird das Schnuppern beendet — von Hand oder automatisch nach Fristablauf — endet ab heute auch die Stufenzuordnung des Kindes, und reservierte künftige Schnuppertermine entfallen. Bereits stattgefundene Besuche und die Historie bleiben erhalten.
„Schnuppern wieder aufnehmen” öffnet die Stufe wieder, falls die Familie doch noch einsteigen möchte.
Automatische Löschung nach 36 Monaten
Beendete Schnupper- und Gastkinder, die nie Mitglied geworden sind, werden 36 Monate nach dem Beenden automatisch gelöscht — genauso gründlich wie bei der DSGVO-Löschung, mit Eintrag im Löschjournal. Bezugspersonen ohne weiteren Bezug zum Verein gehen dabei mit.
Nicht gelöscht wird, solange etwas die Person noch braucht:
| Grund zum Behalten | Bedeutung |
|---|---|
| Benutzerkonto | Die Person hat einen Zugang. |
| Beiträge | Es hängt eine Vorschreibung oder Zahlung daran. |
| Leitung oder Funktion | Die Person ist im Team oder hat eine Vereinsfunktion. |
| Offener Unfallbericht | Ein Unfall ist noch nicht abgeschlossen. |
In der Liste „beendet” steht bei betroffenen Kindern „gelöscht am …”. Erledigt wird das täglich im Lauf „DSGVO-Aufräumen”.
Nachfassen
Die Statistik zeigt, wie viele Schnupperkinder tatsächlich geblieben sind. Wenn die Quote niedrig ist, liegt es fast nie am Programm, sondern daran, dass niemand nachgefragt hat. Ein Anruf nach dem dritten Mal wirkt Wunder.