Stufenkassa

Jede Stufe hat ihr eigenes kleines Budget für Bastelmaterial, Spiele, Ausflüge. Die Stufenkassa macht sichtbar, wie viel noch da ist — für die Stufe und für die Kassier*in.

Das Arbeitsjahr

Die Stufenkassa läuft im Pfadfinderjahr: 1. September bis 31. August. Sie folgt dem Programm, nicht dem Kalender.

Budget festlegen

Zu Jahresbeginn legt ihr je Stufe den Rahmen fest. Danach zieht jeder verbuchte Beleg davon ab.

Was ihr auf einen Blick seht

Vier Kacheln je Stufe:

1. Budget — der Rahmen für dieses Jahr
2. Verbraucht — was bereits verbucht ist
3. Rest — was noch zur Verfügung steht
4. Offen — eingereichte Belege, die noch nicht verbucht sind

Die „offenen” Belege sind der wichtigste Wert: Geld, das faktisch schon weg ist, aber noch nicht in der Buchhaltung steht.

Freigegebene Belege sind sofort vorgemerkt

Ein freigegebener, aber noch nicht verbuchter Beleg wird in der Stufenkassa sofort als Vormerkung vom Kassastand abgezogen. So zeigt der Stand schon das real verfügbare Geld — und nicht erst nach der Verbuchung.

Der Ablauf

1. Leiter*in legt aus und reicht einen Beleg ein. Beim Foto-Auslesen zieht die App durchgestrichene (private) Positionen ab und liest die USt aus der Steuer-Aufstellung des Bons — Details unter Beleg einreichen.
2. Kassier*in prüft und verbucht ihn auf die Stufe.
3. Die Rückzahlung an die Person wird festgehalten — bar oder Überweisung, und durch wen.

Damit ist jederzeit klar, wer noch Geld bekommt. Genau daran scheitern Stufenkassen sonst.

Karte „Auszahlung offen”

In den Finanzen gibt es die Karte „Auszahlung offen”. Sie sammelt verbuchte Belege, deren Geld noch nicht an die auslegende Person zurückgeflossen ist — die Rückerstattung ist also noch offen. So seht ihr auf einen Blick, wo noch jemand auf sein Geld wartet.

Offene Auslagen stehen zusätzlich als Satz oben beim Kassier und am Start der Lagerkassa: „Du schuldest … aus N Auslagen”. So geht nicht unter, dass noch jemand sein vorgestrecktes Geld zurückbekommen muss.

Team-Link für Belege (Lager)

Am Lager legen viele Belege an, nicht nur die Lagerleitung. Damit niemand ein App-Konto braucht, legt die Lagerleitung in der Lagerkassa einen Link mit vierstelliger PIN an und schickt beides getrennt ans Team. Wer beides hat, wirft ohne Anmeldung einen Beleg ein (Foto, Betrag, ein Satz, Name) und sieht sonst nichts.

Eingeworfene Belege warten bei der Lagerleitung, bis sie übernommen (dann wird ein Lagerbeleg daraus, vorgestreckt von der genannten Person) oder verworfen werden. Der Link gilt bis 14 Tage nach dem Lager, ist jederzeit zurückziehbar und wird nach 10 falschen PINs gesperrt.

Auswertung

In der Statistik seht ihr den Verlauf über das Jahr: Welche Stufe verbraucht wie schnell, wo ist zu Jahresmitte schon nichts mehr da. Gute Grundlage für das Budget des Folgejahres.