Überstellung & Jahreswechsel
Am Ende des Pfadfinderjahres wechseln Kinder in die nächste Stufe. In Scoutivo ist das ein begleiteter Ablauf, keine Automatik über Nacht.
Wo mehrere Jahre nebeneinander stehen — etwa die Jahresliste der Überstellung —, steht das neueste Jahr vorne. Nur Diagramme mit Zeitachse behalten die Zeit aufsteigend, damit der Verlauf von links nach rechts lesbar bleibt.
Der Ablauf
- Vorschlag. Scoutivo listet anhand des Altersbands alle Kinder auf, die für den Aufstieg in Frage kommen.
- Besprechen. Das Leitungsteam geht die Liste durch. Ein Kind kann bewusst ein Jahr länger bleiben — dafür gibt es den Vermerk „Überstellung noch nicht besprochen”, damit niemand übersehen wird.
- Vollziehen. Erst wenn ihr bestätigt, wechselt das Kind die Stufe — entweder gleich nach der Überstellungs-Heimstunde mit „Ausgewählte überstellen” oder gesammelt beim Jahreswechsel.
- Festgehalten. Der Wechsel erscheint in der Zeitleiste des Kindes mit Datum.
Die Entscheidung je Kind
Beim Besprechen setzt ihr pro Kind eine Pille — ein Tipp genügt, die Seite bleibt stehen:
| Pille | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Offen | gelb | Noch nicht besprochen. So wird kein Kind übersehen — oben zählt „… noch nicht besprochen”. |
| Automatisch | grau | Folgt der Altersregel (Standard): steigt auf, bleibt oder scheidet aus — je nach Alter zum Stichtag. |
| Überstellen | grün | Steigt in die nächste Stufe auf. |
| Bleibt | grün | Bleibt noch ein Jahr in der aktuellen Stufe. |
| Noch unklar | gelb | Die Entscheidung ist noch offen, das Kind aber besprochen. Es bleibt beim Jahreswechsel vorerst in der bisherigen Stufe und wird nicht überstellt. |
| Inaktiv | rot | Scheidet aus — nächstes Jahr nicht mehr dabei. Fließt nicht in die Beitragsberechnung ein. |
🟢 „Automatisch” ist der Normalfall. Für die meisten Kinder musst du gar nichts tun — die Altersregel entscheidet richtig. Tippe nur dort, wo ihr bewusst abweicht (ein Kind bleibt länger oder steigt früher auf). Weicht eine manuelle Entscheidung von der Altersregel ab, markiert Scoutivo das rot mit „abw.”, damit ihr es beim Gegenlesen seht.
Offen und Noch unklar sind beide gelb — in der Überstellungsliste, im Personenprofil und in der Planung der nächsten Stufe gleichermaßen. So seht ihr überall auf einen Blick, wo noch eine Entscheidung fehlt. Unterschied: Offen heißt noch nicht besprochen, Noch unklar heißt besprochen, Entscheidung aber vertagt.
Steht ein Kind auf „Noch unklar”, erscheint auf dem Anmeldeblatt und im Elternformular keine berechnete Stufe. Im laufenden Jahr steht dort die eigene aktuelle Stufe des Kindes statt einer berechneten Überstellung.
Kinder, die erst im neuen Pfadfinderjahr in die Stufe gekommen sind (Schnuppern oder Aufnahme ab 1.9.), gelten als „Bleibt” — nicht als „Offen”. Sie sind ja frisch da und müssen nicht noch einmal überstellt werden.
Ist am Registrierungsfall des neuen Jahres eine Zielgruppe hinterlegt (Wunsch der Eltern aus der Anmeldung bzw. Zuteilung der Leitung), kommt das Kind genau in diese Gruppe. Sonst gilt wie bisher die Altersregel bzw. die Überstellungsentscheidung.
Sofort überstellen: „Ausgewählte überstellen”
Oft ist die Überstellung schon in der ersten Heimstunde erledigt — und ab der nächsten Heimstunde sind die Kinder in der neuen Stufe. Dafür gibt es auf der Stufen-Seite in der Überstellung den Knopf „Ausgewählte überstellen”:
- Er nimmt alle Kinder mit Überstellen und mit Automatisch, wenn die Altersregel in die nächste Stufe führt. Die Zahl im Knopf zeigt, wie viele es sind.
- Vor dem Überstellen fragt Scoutivo nach und listet die Namen je Zielstufe auf.
- Die Kinder wechseln ab heute. Sie stehen sofort in der Anwesenheitsliste der neuen Stufe, dort kann Feedback erfasst werden, und die neue Stufenleitung sieht, wie viele Kinder sie erwarten kann.
- Offen, Bleibt und Inaktiv bleiben in der Stufe. Bereits erfasste Heimstunden der alten Stufe bleiben vollständig erhalten.
- In der neuen Stufe erscheinen die Kinder als Bleibt — für das kommende Jahr sind sie besprochen. Der spätere Jahreswechsel überstellt sie nicht noch einmal.
Der Knopf braucht eine Verbindung. Meldet sich danach eine Familie ab, stellst du das Kind im Personenprofil einzeln um, zum Beispiel auf inaktiv.
Stufe wechseln im Personenprofil
Kommt ein Kind unterjährig in eine andere Stufe, geht das direkt im Profil: Unter der Stufe steht „⇄ Stufe wechseln”. Zielstufe und Datum wählen („ab” ist heute vorbelegt, rückdatiert geht bis zum Beginn der jetzigen Zuordnung), dann Wechseln.
- Ab dem gewählten Datum steht das Kind in der Anwesenheitsliste der neuen Stufe.
- Die Laufbahn zeigt den Stufenwechsel mit Datum, das Protokoll hält fest, wer gewechselt hat.
- Wechseln darf, wer die bisherige Stufe bearbeiten darf.
Warum nicht automatisch
Weil Pfadfinderei keine Verwaltung von Jahrgängen ist. Ob ein Kind aufsteigt, hängt von Reife, Freundschaften und der Stufengröße ab — das entscheidet ihr, nicht der Kalender.
Was der Jahreswechsel selbst erledigt
- Rudel und Patrullen des alten Jahres gehen ins Archiv: offene Rudel-Mitgliedschaften und -Führungen enden mit dem Jahresbeginn, und das neue Jahr startet ohne Rudel. Schon fürs neue Jahr angelegte Rudel bleiben aber samt Kindern. (Der Knopf hier nutzt denselben Kern wie das Umstellen in den Einstellungen; eine Rudel-Vorlage gibt es nicht mehr.)
- Austritte werden ausgetragen: Wer „Inaktiv” hat oder aus der RaRo-Stufe herauswächst, bekommt die Mitgliedschaft mit 1. September beendet. Ausnahme: Wer im Leitungsteam ist oder eine Vereinsfunktion hat, bleibt Mitglied — aus Jugendlichen werden oft Leiter*innen.
Den vollständigen Ablauf mit Vorschau, der Automatik in den ersten 14 Tagen und dem bewussten Knopf beschreibt Fachliche Parameter › Auf das neue Pfadfinderjahr umstellen.
In vergangenen Heimstunden bleibt das damals gültige Rudel sichtbar: Das Anwesenheits-Board liest das Rudel zum Heimstunden-Tag aus der Mitgliedschaft. Die Rudel fürs neue Jahr trägt die Stufenleitung selbst ein — unter Stufe › Rudel. Holt ihr die Umstellung erst später nach, enden die alten Rudel am Umstelltag — nicht rückwirkend zum
- September.
Was danach zu tun ist
- Rudel prüfen und dort umstellen, wo sich etwas ändert — siehe Rudel & Patrullen.
- Rudelführung für das neue Jahr eintragen.
- Den gesamten Jahresstart durchgehen: Jahresstart.
Zusammenhang mit den Beiträgen
Die Stufe zum Stichtag bestimmt den Beitragssatz. Führt die Überstellung deshalb vor der Beitragsvorschreibung durch, sonst rechnet die Vorschau mit der alten Stufe. Siehe Beiträge.