Fachliche Parameter

Hier stellt ihr die fachlichen Stellschrauben ein, mit denen Scoutivo für eure Gruppe rechnet — einmal festgelegt, wirken sie überall.

Die wichtigsten Parameter

• Zielbetreuungsschlüssel je Stufe — wie viele Kinder auf eine Betreuungsperson kommen sollen. Er ist die Grundlage der Personalwarnung in der Personalplanung: Wird der Schlüssel gerissen, springt die Ampel um. Jüngere Stufen brauchen engere Schlüssel (Biber enger als RaRo).
• Schnupperlimit — wie oft ein Kind mitmachen darf, bevor eine Entscheidung fällig ist. Danach taucht es in Schnuppern als „zu entscheiden” auf.
• Mindestbesetzung & Gewichtungen — Feinjustierung, wie streng die Warnungen rechnen.
• Zahlungsziel für Beiträge (Tage) — nach wie vielen Tagen ab Vorschreibung ein Beitrag als überfällig gilt. Er bestimmt, ab wann jemand in der Mahnliste auftaucht.
• Erinnerungsabstand (Tage) — nach wie vielen Tagen die nächste Erinnerung fällig wird. Ist der Abstand seit der letzten Erinnerung überschritten, markiert die Mahnliste den Fall als „Erinnerung fällig” — so seht ihr auf einen Blick, wer als Nächstes dran ist.

Warum zentral statt hart einprogrammiert

Jede Gruppe tickt anders — und Verbandsempfehlungen ändern sich. Statt auf ein App-Update zu warten, stellt ihr es hier selbst um, und alle Warnungen, Ampeln und Prognosen rechnen sofort mit den neuen Werten.

Schnuppern in Heimstunden: freigeben oder sperren

Hier legt ihr fest, wie Scoutivo in jeder einzelnen Heimstunde mit Schnupperkindern umgeht — als Grundhaltung für die ganze Gruppe. Beide Modi nutzen denselben Wert; es dreht sich nur die Vorgabe und die Anzeige.

In beiden Modi zeigt das öffentliche Schnupper-Formular je Stufe die nächsten 6 offenen Termine, die Seite Schnuppern die nächsten 8.

Pfadfinderjahr

Wann euer Pfadfinderjahr beginnt und wann die Registrierung läuft, legt ihr hier selbst fest — als Regel mit Gültigkeit ab einem Zeitpunkt. Ändert ihr die Regel, bleibt die alte Fassung für vergangene Jahre erhalten; die neue gilt ab dem eingestellten Zeitpunkt.

Darunter zeigt „So steht es gerade” auf einen Blick: das in Scoutivo laufende Jahr, das Jahr laut Datum, das nächste Jahr und den Registrierungszeitraum. Ist das Jahr laut Datum schon weiter als das in Scoutivo laufende, erscheint ein Hinweis — dann ist der Jahresstart fällig.

Ändern darf, wer das Recht organisation.update hat (Gruppenleitung/Vorstand). Was das Pfadfinderjahr überhaupt ist, erklärt Pfadfinderjahr & Wirtschaftsjahr.

Auf das neue Pfadfinderjahr umstellen

Steht eine Umstellung an, zeigt Einstellungen › Pfadfinderjahr die Karte „Auf <neues Jahr> umstellen” mit einer Vorschau. Die Karte sehen nur Personen mit dem Recht member.update vereinsweit — in der Regel die Gruppenleitung.

Die Vorschau lesen

Die Vorschau zeigt vor der Umstellung, was passieren wird — als Zahlen und mit allen Kindern nach Kategorie:

Darüber hinaus listet die Vorschau, welche Leitung endet, neu dazukommt oder offen vorgemerkt ist, welche Termine ins neue Jahr wandern und welche Rudel ins Archiv gehen.

Automatisch oder bewusst

Eine Gruppe mit Beginn 1. September, die erst im Oktober umstellt, nutzt also den bewussten Knopf.

Was beim Umstellen geschieht

Denselben Kern nutzt auch der Knopf auf der Seite Überstellung & Jahreswechsel (Stufen › Pfadfinderjahr-Wechsel); dort gibt es keine Rudel-Vorlage mehr. Die begleitete Checkliste rundherum bleibt der Jahresstart.

Registrierung automatisch

Auf Wunsch wickelt Scoutivo den Registrierungszeitraum eurer Gruppe selbst ab — ein täglicher Lauf verschickt die Links, erinnert und schließt die Runde ab. Einstellen kann das nur die Gruppenleitung.

Einstellen und abschalten

Die Karte „Registrierung automatisch” zeigt die Termintabelle der nächsten Schritte, je erledigtem Schritt einen Stand-Haken (✓) und einen EIN/AUS-Schalter. Ihr könnt die Automatik je Gruppe jederzeit wieder abschalten. Schalten darf, wer das Recht organisation.update hat (Gruppenleitung/Vorstand).

Ab wann sie greift

Die Automatik wirkt nur für Registrierungszeiträume, die nach ihrer Einführung (12. Oktober 2026) beginnen. Zeiträume, die vorher begonnen haben — etwa das laufende Jahr 2026/27 —, werden nicht angefasst (Begründung „vor Einführung”). Für die meisten Gruppen ist der erste mögliche Lauf damit der 1. September 2027.

Der Ablauf

Kinder, die erst nach dem Registrierungsbeginn dazugekommen sind, werden nie automatisch ausgetreten.

„Noch behalten”: einzelne Kinder herausnehmen

Nach Schluss zeigt die Stufenseite im laufenden Jahr den Hinweis „tritt am … aus”, und je noch offenem Kind erscheint die Pille „noch behalten”. Damit nehmt ihr ein Kind vom automatischen Austritt aus. Die Pille sieht die Stufenleitung mit dem Recht registration.update der Stufe.

Mailpause

Ist die Mailpause aktiv, werden fällige Automatik-Mails verworfen und nicht nachgeschickt — wie bei allen anderen Erinnerungen.

Jeder Schritt läuft einmal und steht im Protokoll im Bereich „Registrierungsrunde”.

Empfehlung

Einmal im Jahr beim Jahresstart kurz prüfen, ob die Werte noch passen — besonders den Betreuungsschlüssel, wenn sich Stufengrößen stark geändert haben.